W obowiązującej od 1 czerwca 2017 r. ustawie z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (powoływanej dalej jako „nowelizacja”) do Kodeksu postępowania administracyjnego (powoływanego dalej jako „k.p.a.”)  wprowadzono zarówno zupełnie nowe tryby postępowania, jak również takie formy załatwienia spraw, które co prawda istniały wcześniej w przepisach szczególnych, lecz nie były uregulowane w k.p.a. Zmieniony został również środek zaskarżenia przysługujący stronom w przypadku bezczynności organu lub przewlekłości postępowania.

NOWE TRYBY POSTĘPOWANIA I PRZECIWDZIAŁANIE BEZCZYNNOŚCI LUB PRZEWLEKŁOŚCI.

MILCZĄCE ZAŁATWIENIE SPRAWY

Do k.p.a. po raz pierwszy wprowadzono tzw. milczące załatwienie sprawy (nowy Rozdział 8a w Dziale II). Wyróżniono przy tym dwa jego rodzaje: milczące zakończenie postępowania oraz milczącą zgodę, które – choć zbliżone do siebie – nie są jednak tożsame. Instytucje te  funkcjonowały już wcześniej na mocy przepisów szczególnych (przykładem może być zawiadomienie o zakończeniu budowy w Prawie budowlanym), które jednak nie regulowały wszystkich kwestii z tym związanych. W praktyce powodowało to wiele wątpliwości interpretacyjnych, a orzecznictwo sądów administracyjnych w tym zakresie było niejednolite. Wprowadzenie ww. instytucji bezpośrednio do k.p.a. oraz uregulowanie szeregu kwestii z nimi związanych porządkuje i wyjaśnia wiele spośród dotychczasowych niejasności.

Obydwie ww. formy milczącego załatwienia sprawy nadal będą mogły mieć zastosowanie jedynie w sytuacjach przewidzianych przepisami ustaw szczególnych. Milczące załatwienie sprawy – w sposób w całości uwzględniający żądanie strony – nastąpi, gdy w określonym terminie (co do zasady termin ten będzie wynosił miesiąc od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi) organ ten nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie (milczące zakończenie postępowania) albo nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji (milcząca zgoda). Formalne potwierdzenie milczącego załatwienia sprawy strona będzie mogła uzyskać składając wniosek o wydanie stosownego zaświadczenia.

Wspomniane wyżej formy załatwienia sprawy mają na celu uproszczenie niektórych procedur oraz skrócenie czasu rozpatrywania określonych spraw. Jeśli bowiem w określonym terminie organ nie wyda rozstrzygnięcia, pozytywne rozpatrzenie sprawy nastąpi z mocy samego prawa.

W porównaniu do przepisów obowiązujących wcześniej w ustawach szczególnych, nowością będzie możliwość podważenia dokonanego już skutecznie milczącego załatwienia sprawy poprzez odpowiednie zastosowanie tzw. trybów nadzwyczajnych, w tym stwierdzenia nieważności oraz wznowienia postępowania.

POSTĘPOWANIE UPROSZCZONE

Na mocy nowelizacji do procedury administracyjnej wprowadzono również zupełnie nowy tryb postępowania, tj. postępowanie uproszczone (nowy Rozdział 14 w Dziale II. k.p.a.). Przeprowadzenie postępowania w tym trybie będzie możliwe jedynie w sytuacji, w której będą to przewidywały przepisy szczególne, a jednocześnie dane postępowanie (co do zasady) będzie dotyczyło interesu prawnego lub obowiązku tylko jednej strony. Podanie w takiej sprawie będzie mogło zostać wniesione w formie tradycyjnej lub też z wykorzystaniem urzędowego formularza, w którym strona wskaże okoliczności mające znaczenie dla sprawy oraz przedstawi dowody wraz z żądaniem wszczęcia postępowania.

Postępowanie uproszczone ma na celu przyspieszenie procedury w sprawach mniej skomplikowanych, stąd też do załatwienia takich spraw odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy o milczącym załatwieniu sprawy (chyba że inaczej stanowić będzie w danej sprawie przepis szczególny). Postępowanie dowodowe ograniczone będzie do dowodów zgłoszonych przez stronę oraz możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi dysponuje organ prowadzący postępowanie. Z tego względu załatwienie sprawy powinno wówczas nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od wszczęcia postępowania. Ograniczono również wymogi dotyczące uzasadnienia decyzji wydanej w postępowaniu uproszczonym – będzie ono mogło ograniczać się do wskazania faktów, które organ uznał za udowodnione oraz przytoczenia przepisów prawa stanowiących podstawę prawną decyzji.

MEDIACJA

Kolejną nowością jest wprowadzenie do k.p.a. instytucji mediacji, której poświęcony został w Dziale II cały nowy Rozdział 5a. Mediacja będzie dobrowolna, a prowadzona może być w sytuacjach, w których pozwala na to charakter sprawy. O możliwości przeprowadzenia mediacji organ administracji zawiadamiał będzie z urzędu lub na wniosek strony, jednocześnie zwracając się do stron o wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji (wyrażenie takiej zgody przez wszystkie strony jest warunkiem jej przeprowadzenia) oraz o wybranie mediatora. W przypadku niewybrania mediatora przez strony, wyboru tego dokona organ prowadzący postępowanie. W ustawie przewidziano przy tym dwa rodzaje mediacji: przy uczestnictwie organu prowadzącego postępowanie oraz stron albo też przy uczestnictwie wyłącznie stron postępowania.

Mediatorem może być osoba fizyczna, posiadająca odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca w pełni z praw publicznych. W szczególności będzie to mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, przy czym tylko taka osoba będzie mogła być mediatorem w sprawach, w których uczestnikiem mediacji będzie organ prowadzący postępowanie. Natomiast bez względu na to, kto będzie uczestnikiem mediacji, mediatorem nie będzie mógł być pracownik organu, przed którym toczy się postępowanie w sprawie.

Skierowanie sprawy do mediacji powodowało będzie odroczenie jej rozpatrzenia na okres do 2 miesięcy. Jeżeli w jej wyniku zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, które winny znaleźć odzwierciedlenie w protokole z przebiegu mediacji, organ obowiązany będzie do załatwienia sprawy zgodnie z tymi ustaleniami. W sprawach, w których może zostać zawarta ugoda administracyjna, koszty mediacji pokrywać będą strony w równych częściach (chyba że postanowią one inaczej), natomiast w pozostałych sprawach koszty te pokrywał będzie organ administracji.

PONAGLENIE ZAMIAST ZAŻALENIA NA BEZCZYNNOŚĆ LUB PRZEWLEKŁOŚĆ

Dotychczasową instytucję zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie lub na przewlekłe prowadzenie postępowania, uregulowaną w art. 37 k.p.a., zastąpiono obecnie nowym środkiem – ponagleniem do organu wyższego stopnia, przy czym zdefiniowane zostały pojęcia bezczynności oraz przewlekłości. Pod względem proceduralnym wprowadzono nową zasadę wnoszenia takiego ponaglenia za pośrednictwem organu prowadzącego dane postępowanie (podobnie jak ma to miejsce w przypadku innych środków zaskarżenia). Pozwoli to na skrócenie obiegu dokumentów pomiędzy organami, ponieważ organ rozpatrujący ponaglenie nie będzie musiał po jego otrzymaniu występować do organu prowadzącego postępowanie o przekazanie akt sprawy. Zamiast tego, po wpłynięciu ponaglenia, organ prowadzący postępowanie w ciągu 7 dni przekazywał je będzie wraz z odpisami akt sprawy do organu wyższego stopnia. Skrócony został przy tym termin na rozpatrzenie takiego ponaglenia, z dotychczasowego ogólnego terminu miesięcznego do zaledwie 7 dni.