Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 dotycząca transparentności wynagrodzeń wprowadza jedne z najdalej idących zmian w obszarze polityki płacowej w ostatnich latach. Termin jej implementacji upływa 7 czerwca 2026 r., jednak pierwsze raporty dotyczące luki płacowej będą sporządzane na podstawie danych już za rok 2026. Oznacza to, że decyzje wynagrodzeniowe podejmowane od początku tego roku mogą bezpośrednio wpłynąć na obowiązki raportowe pracodawców oraz poziom ryzyka prawnego w kolejnych latach.
Nowe regulacje nie ograniczają się do wprowadzenia obowiązku raportowania. W praktyce oznaczają zmianę podejścia do zarządzania systemami wynagrodzeń – od modelu opartego na autonomii organizacyjnej do modelu opartego na przejrzystości, porównywalności i mierzalności kryteriów płacowych.
| Tego dowiesz się z artykułu: – jakie zmiany w polityce płacowej wprowadza unijna dyrektywa o transparentności wynagrodzeń i od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy? – od jakiej liczby pracowników zależy obowiązek oraz częstotliwość raportowania luki płacowej w organizacji? – jakie nowe uprawnienia zyskują pracownicy w zakresie dostępu do informacji o zarobkach (indywidualnych i średnich)? – na czym polega „odwrócony ciężar dowodu” w sporach o nierówne wynagradzanie i jakie ryzyka niesie dla pracodawcy? – jakie konkretne kroki w obszarze HR warto podjąć już teraz, aby dostosować strukturę firmy do nadchodzących wymogów? |
Raportowanie luki płacowej – zakres obowiązków pracodawców
Dyrektywa wprowadza obowiązek raportowania różnic wynagrodzeń między kobietami a mężczyznami. Częstotliwość raportowania będzie uzależniona od wielkości zatrudnienia w organizacji.
Pracodawcy zatrudniający:
- powyżej 250 pracowników – będą zobowiązani do corocznego raportowania danych,
- od 100 do 249 pracowników – będą raportować co trzy lata,
- od 50 do 99 pracowników – będą mogli raportować fakultatywnie (co trzy lata).
Jeżeli luka płacowa wyniesie co najmniej 5% i nie będzie możliwe jej uzasadnienie obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany do wdrożenia działań naprawczych w terminie 6 miesięcy od złożenia raportu.
W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania organizacji do identyfikowania przyczyn różnic wynagrodzeń oraz dokumentowania zasad ich kształtowania.
Nowe prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniach
Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie realnych mechanizmów transparentności płacowej po stronie pracowników.
Pracownicy uzyskają prawo do występowania o informacje dotyczące:
- ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia,
- średnich poziomów wynagrodzenia – w podziale na płeć – w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.
Oznacza to, że dotychczasowe praktyki oparte na ograniczonej dostępności danych płacowych będą musiały zostać zastąpione systemami umożliwiającymi przekazywanie takich informacji w sposób uporządkowany i spójny.
Praca o tej samej wartości – konieczność obiektywnych kryteriów porównawczych
Dyrektywa doprecyzowuje sposób oceny, czy prace mają tę samą wartość. Kluczowe znaczenie będą miały:
- kwalifikacje wymagane do wykonywania pracy,
- poziom odpowiedzialności,
- zakres wysiłku,
- doświadczenie zawodowe,
- kompetencje niezbędne do realizacji zadań.
W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia obiektywnych metod wartościowania stanowisk pracy oraz uporządkowania opisów stanowisk w organizacji.
Bez takich narzędzi wykazanie neutralnych powodów różnic wynagrodzeń może być istotnie utrudnione.
Obowiązek wprowadzenia przejrzystych struktur wynagrodzeń
Nowe regulacje będą wymagały od pracodawców wdrożenia struktur wynagrodzeń pozwalających wykazać, że różnice płacowe nie mają charakteru dyskryminacyjnego.
W szczególności konieczne może być:
- uporządkowanie tabel wynagrodzeń,
- wprowadzenie systemów grade’ów,
- doprecyzowanie zasad awansów i podwyżek,
- określenie kryteriów różnicowania wynagrodzeń.
Transparentność wynagrodzeń przestaje być elementem polityki wewnętrznej – staje się obowiązkiem prawnym o charakterze systemowym.
Odwrócony ciężar dowodu i nowe ryzyka sporów
Dyrektywa wprowadza również zmianę o istotnym znaczeniu procesowym – tzw. odwrócony ciężar dowodu.
W praktyce oznacza to, że w przypadku sporu dotyczącego nierównego wynagradzania to pracodawca będzie zobowiązany wykazać, że nie doszło do naruszenia zasady równego traktowania.
Jednocześnie pracownicy uzyskają możliwość dochodzenia odszkodowań, a na pracodawców naruszających przepisy mogą zostać nałożone sankcje administracyjne i finansowe.
Zmiana ta istotnie zwiększa znaczenie dokumentowania decyzji wynagrodzeniowych oraz stosowanych kryteriów płacowych.
Co nowe przepisy oznaczają w praktyce dla pracodawców?
Choć termin implementacji dyrektywy upływa w czerwcu 2026 r., obowiązki raportowe obejmą dane już za rok 2026. W praktyce oznacza to konieczność rozpoczęcia przygotowań z odpowiednim wyprzedzeniem.
Najczęściej działania przygotowawcze obejmują:
- analizę struktury zatrudnienia i składników wynagrodzeń,
- identyfikację potencjalnych obszarów luki płacowej,
- uporządkowanie opisów stanowisk pracy,
- wdrożenie systemów wartościowania stanowisk,
- aktualizację regulaminów wynagradzania,
- przygotowanie tabel zaszeregowania i widełek płacowych,
- opracowanie zasad awansów i wzrostu wynagrodzeń.
Dla wielu organizacji będzie to oznaczało konieczność przebudowy dotychczasowych praktyk HR w kierunku modelu opartego na mierzalnych i możliwych do udokumentowania kryteriach wynagrodzeniowych.
Transparentność wynagrodzeń jako element compliance HR
Transparentność płacowa staje się jednym z kluczowych obszarów zarządzania ryzykiem prawnym w organizacji.
Wdrożenie nowych regulacji wymaga nie tylko dostosowania dokumentów wewnętrznych, lecz także zapewnienia spójności pomiędzy:
- strukturą organizacyjną,
- systemem wynagrodzeń,
- opisami stanowisk,
- praktyką podejmowania decyzji kadrowych,
- komunikacją wewnętrzną dotyczącą wynagrodzeń.
Im wcześniej organizacja uporządkuje te obszary, tym mniejsze ryzyko sporów pracowniczych oraz konieczności wprowadzania zmian w trybie pilnym po wejściu w życie przepisów.
Jak możemy pomóc w przygotowaniu organizacji do nowych regulacji?
Wsparcie w procesie przygotowania do wdrożenia dyrektywy może obejmować w szczególności:
- audyt zgodności dokumentów i praktyk HR z zasadą równego wynagradzania,
- analizę ryzyk związanych z potencjalną luką płacową,
- warsztaty projektowe z udziałem HR i kadry zarządzającej,
- wsparcie w wartościowaniu stanowisk pracy,
- przygotowanie lub aktualizację regulaminów, polityk i procedur wewnętrznych,
- opracowanie opisów stanowisk oraz struktur wynagrodzeń,
- przygotowanie siatek płac i systemów grade’ów,
- szkolenia dla HR i menedżerów,
- wsparcie we wdrożeniu zmian oraz komunikacji wewnętrznej.
Odpowiednie przygotowanie organizacji jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów pozwala ograniczyć ryzyko prawne oraz zapewnić większą przewidywalność procesów wynagrodzeniowych w kolejnych latach.
Jeżeli chcą Państwo ocenić, czy obowiązujące w organizacji systemy wynagrodzeń spełniają wymogi wynikające z dyrektywy o jawności wynagrodzeń lub przygotować się do nowych obowiązków raportowych, zapraszamy do kontaktu.
Wspieramy pracodawców m.in. w analizie ryzyk luki płacowej, wartościowaniu stanowisk pracy, przygotowaniu struktur wynagrodzeń oraz dostosowaniu dokumentów i praktyk HR do nowych regulacji.
Kontakt: Marta Dziewulska, radczyni prawna, wspólniczka DSK: m.dziewulska@dsk-kancelaria.pl
