Harmonogram robót stanowi jeden z najistotniejszych dokumentów podlegających weryfikacji przez Inżyniera Kontraktu, w ramach procedur kontraktowych FIDIC. W praktyce często zdarza się, że przy jego sporządzaniu Wykonawcy nie ustrzegają się błędów rodzących niekiedy poważne konsekwencje. Poniżej wskazujemy najczęstsze błędy w konstruowaniu harmonogramów i wskazówki jak ich unikać.
HARMONOGRAM ROBÓT – PLAN DLA WYKONAWCY
Harmonogram (inaczej Program) jest przede wszystkim planem Wykonawcy, który stanowić ma narzędzie pozwalające na planowanie z wyprzedzeniem zakupu oraz logistyki materiałów niezbędnych do realizacji poszczególnych asortymentów robót, jak również zapewniającym dostarczenie – z odpowiednim wyprzedzeniem – informacji dotyczących koniecznych zasobów ludzkich i sprzętowych, niezbędnych do realizacji zadania inwestycyjnego – potrzebnych na danym etapie robót. Właściwie skonstruowany Program stanowi również narzędzie pozwalające na sprawne monitorowanie rzeczywistego wykonania do założeń harmonogramu.
Zgodnie z Subklauzulą 8.3 [Program] Warunków Kontraktu, na Wykonawcy spoczywa obowiązek przygotowania i przedłożenia Inżynierowi do zatwierdzenia harmonogramu robót. Warunki Szczególne Kontraktu doprecyzowują Wykonawcy, co w szczególności musi zawierać Program robót. Jest to np. graficzne przedstawienie kolejności wykonywania prac, metodologia wykonania kontraktu – podział kontraktu na odcinki/sekcje, graficzne czy opisowe przedstawienie ścieżki krytycznej, zasobów ludzkich i sprzętowych itd.
POWSZECHNE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W HARMONOGRAMACH ROBÓT
Do najczęstszych nieprawidłowości, jakie występują w trakcie przygotowywania harmonogramów robót należą:
- Brak podziału kontraktu na poszczególne etapy bądź sekcje, co powoduje nieczytelność harmonogramu.
- Zbyt ogólny podział w obrębie danej sekcji na asortymenty robót, które Wykonawca zgodnie z kontraktem zobowiązany jest wykonać. Uniemożliwia to przygotowanie rzetelnego harmonogramu finansowego, jak również powoduje brak możliwości wcześniejszego zamawiania materiałów, zasobów ludzkich i sprzętowych niezbędnych do realizacji poszczególnych asortymentów robót. Wpływa to również na wypełnienie obowiązku stawianego przez Warunki Kontraktowe, związanego z wcześniejszym zatwierdzeniem materiałów, podwykonawców czy prowadzeniem badań. Zbyt ogólny harmonogram uniemożliwia bieżące monitorowanie terminowości wykonania poszczególnych etapów, jak również wskazanie zagrożenia niewykonania w przewidzianym terminie całego zadania. Należy pamiętać, że na podstawie harmonogramu Inżynier będzie kontrolował terminowość wykonania wyszczególnionych asortymentów prac, tak więc w harmonogramie szczegółowo zaleca się wskazywać zakres prac, których terminowość jesteśmy w stanie dochować, jak również zakresy prac (elementy), co do których Wykonawca przewiduje, że mogą wystąpić z nimi problemy (odmienne warunki gruntowe, błędy projektowe), bądź prace dodatkowe. Umożliwi to wskazanie wpływu okoliczności na terminowość wykonania poszczególnych etapów i całego kontraktu.
- Brak połączeń pomiędzy następującymi po sobie asortymentami robót – uniemożliwia w sposób klarowny wskazanie kolejności wykonywania robót. Należy pamiętać, że zatwierdzony harmonogram jest podstawą do określenia należnego Wykonawcy przedłużenia Czasu na Ukończenie w przypadku wystąpienia zdarzeń niezawinionych przez Wykonawcę. Konieczne jest wykazanie wpływu tych zdarzeń na terminowość wykonania poszczególnych asortymentów robót, a w konsekwencji na termin wykonania całego zadania inwestycyjnego.
- Brak wskazania w harmonogramie robót, czasu niezbędnego na wykonanie badań (inspekcji i prób), których wykonanie wymagane jest przez SST oraz czasu koniecznego na odbiór robót ulegających zakryciu.
- Brak wskazania, w postaci punktów kontrolnych z podaniem terminów, czynności, które powinien wykonać Zamawiający (późniejsze przekazanie terenu, przekazanie dokumentacji zamiennej itp.). Uwzględnienie tych informacji w harmonogramie robót pozwala Wykonawcy na przyspieszenie wykonania przez Zamawiającego elementów kluczowych przy realizacji zadania, jak również wskazanie w późniejszym etapie zaniechań po stronie Zamawiającego oraz ich wpływ na terminową realizację robót powiązanych z tymi czynnościami.
- Brak wskazania w harmonogramie prawidłowej ścieżki krytycznej, czyli robót, których opóźnione wykonanie może spowodować opóźnienie w robotach następujących. Ścieżka krytyczna to w teorii zarządzania projektami ciąg zadań (podzadań projektu), charakteryzujący się tym, że jeżeli opóźnienie dotknie którekolwiek z nich, to opóźnieniu ulegnie także zakończenie całego projektu. Ciąg tych zadań określają zdarzenie początkowe i zdarzenie końcowe. Cechą ścieżek krytycznych jest również to, że do momentu zakończenia jednego zadania, kolejne nie może się rozpocząć.
Każdy projekt posiada co najmniej jedną ścieżkę krytyczną, przy czym może także zachodzić sytuacja, gdy – w ramach jednego zadania – występuje kilka równoległych. Czas trwania ścieżki krytycznej determinuje czas trwania projektu. Czas trwania najdłuższej ścieżki krytycznej jest najkrótszym czasem realizacji projektu. Czynności i zdarzenia leżące na ścieżce krytycznej mają zerowe luzy (zapasy) czasowe – jakiekolwiek opóźnienie zajścia takiego zdarzenia w czasie lub wydłużenie jednej z tych czynności, skutkuje wydłużeniem czasu realizacji projektu.
Przy konstruowaniu ścieżki krytycznej należy zwrócić szczególną uwagę na aspekt „ciągłości zadań” – Wykonawcy powinni zwrócić uwagę zwłaszcza na to, żeby poszczególne zadania były ze sobą odpowiednio połączone merytorycznie oraz czasowo. Naruszenie któregokolwiek z tych warunków może rodzić dla wykonawcy bardzo negatywne konsekwencje np. w postaci niewskazania możliwej najdłuższej ścieżki, która de facto stanowi najkrótszy czas realizacji inwestycji. Powyższe w konsekwencji prowadzić może do problemów z wykazaniem w składanych przez Wykonawców roszczeniach, wpływu powstałych okoliczności na ścieżkę krytyczną, a tym samym na termin zakończenia danego zadania.
- Brak spójności pomiędzy harmonogramem rzeczowym a finansowym. Nieprzypisanie wartości robót w harmonogramie rzeczowym prowadzi do sytuacji, w której wartość przerobów w danym okresie, ujęta w harmonogramie rzeczowym jest różna od tej wskazanej w harmonogramie finansowym. Uniemożliwia to zachowanie płynności finansowej niezbędnej do prawidłowej realizacji inwestycji. Szczególne ryzyko dla wykonawców niesie sytuacja, w której nie opierając się na harmonogramie rzeczowym, ze względu na brak przypisania do poszczególnych pozycji wartości robót, wartość przerobów określana jest orientacyjnie. Taki stan rzeczy doprowadza do problemów Wykonawców z płynnością finansową, jak również uniemożliwia Zamawiającemu wcześniejsze zabezpieczenie kwot należnych wykonawcy za zrealizowane prace.
- Nieprzypisanie w harmonogramie rzeczowym prawidłowych zasobów ludzkich i sprzętowych niezbędnych do realizacji poszczególnych asortymentów robót, może w praktyce powodować, że załącznik do harmonogramu w postaci zasobów ludzkich i sprzętowych będzie niezgodny z założeniami harmonogramu rzeczowego, co w konsekwencji uniemożliwia wykonawcy zapewnienie odpowiedniej ilości kadry robotniczej i sprzętu. Taka sytuacja narazić może również Wykonawcę na poniesienie odpowiedzialności odszkodowawczej wobec zamawiającego z tytułu niezgodności rzeczywistego stanu sprzętowego na placu budowy, z tym określonym w harmonogramie.
- Nieuwzględnienie w harmonogramie czasu niezbędnego na uzyskanie uzgodnień czy też czasu na wykonanie dokumentacji, do których zobowiązany jest Wykonawca poprzez Warunki Kontraktu bądź specyfikacje techniczne (pozwolenie na użytkowanie poszczególnych obiektów/odcinków dróg, całej inwestycji, wykonanie i zatwierdzenie wykonawcze projektu np. ekrany akustyczne). Wykonawca powinien zapoznać się z ustawowymi terminami na uzyskanie określnych decyzji czy pozwoleń. Działając z ostrożności kontraktowej, zaleca się jednak, aby przyjąć w Programie pewien zapas czasowy na tę okoliczność. Organy administracji publicznej często korzystają bowiem z możliwości przedłużania określonych procedur.
- Nieuwzględnienie w harmonogramie czasu niezbędnego na uzgodnienie oraz wprowadzenie czasowej organizacji ruchu oraz wskazanie połączeń i wpływu na terminowość wykonania robót od nich uzależnionych, jak również niewskazanie czasu koniecznego na wykonanie i przekazanie dokumentacji powykonawczej, co ma bezpośredni wpływ na określenie realnego terminu zakończenia inwestycji.
