W życiu zawodowym i prywatnym jesteśmy przyzwyczajeni do planowania: strategii, budżetów, harmonogramów. Tymczasem niewielu z nas planuje i zarządza tematem, który w rzeczywistości wymaga największej odpowiedzialności – chodzi o uporządkowanie spraw mogących kiedyś okazać się kluczowe dla naszych bliskich. Tu właśnie pojawia się „czerwona teczka”.
Co to jest czerwona teczka?
To nie tylko zestaw dokumentów, ale też zbiór informacji, który pozwala Twoim bliskim lub współpracownikom odnaleźć się w trudnych sytuacjach.
Zawiera dane, pełnomocnictwa, kontakty i instrukcje – czyli wszystko, co może być potrzebne w razie nagłej choroby, wypadku, niezdolności do działania lub śmierci.
Dzięki czerwonej teczce:
-
decyzje można podejmować szybko i świadomie,
-
najważniejsze informacje są zebrane w jednym miejscu,
-
bliscy nie muszą zgadywać, jaka byłaby Twoja wola.
To praktyczne i uniwersalne repozytorium, które porządkuje sprawy osobiste, finansowe i zawodowe, zapewniając spokój ducha Tobie i Twoim najbliższym.
Kto powinien ją mieć?
Wbrew pozorom nie tylko seniorzy czy osoby w trudnej sytuacji zdrowotnej.
Czerwona teczka jest obowiązkowa dla każdego, kto chce zapewnić ciągłość i bezpieczeństwo – dotyczy to zarówno spraw prywatnych, jak i zawodowych. W zależności od sytuacji życiowej i pełnionych ról, czerwone teczki będą przyjmowały różne kształty.
Powinni je przygotować w szczególności:
-
członkowie zarządów spółek – by wskazać pełnomocników i zapewnić ciągłość działania firmy,
-
przedsiębiorcy – by zabezpieczyć płynne przekazanie firmy i jej finansów,
-
rodziny – by bliscy wiedzieli, gdzie znajdują się dokumenty, ubezpieczenia, czy jakie są Twoje preferencje i dyspozycje,
-
każdy z nas – bo każdy ma coś, co warto uporządkować i zabezpieczyć.
Co powinna zawierać czerwona teczka?
Nie ma jednego uniwersalnego wzoru. Jej zawartość zależy od Twojej sytuacji rodzinnej, majątkowej i zawodowej.
Podstawą jest jednak logiczny podział na sekcje:
-
Dokumenty tożsamości i urzędowe
PESEL, dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, akty urodzenia i małżeństwa. -
Finanse
Konta, lokaty, kredyty, inwestycje, IKE, IKZE, PPK. -
Ubezpieczenia
Polisy na życie i majątek, kontakty do agentów i ubezpieczycieli. -
Majątek
Akty własności, umowy najmu, dane o nieruchomościach, pojazdach i przedmiotach o dużej wartości. -
Sprawy osobiste
Testament, oświadczenia woli, kontakty do bliskich, preferencje pogrzebowe. -
Dane medyczne
Historia leczenia, grupa krwi, przyjmowane leki, kontakty do lekarzy. -
Codzienność i dostęp
Instrukcje dotyczące systemów domowych, opieki nad zwierzętami, loginy do kont e-mailowych, serwisów streamingowych i mediów społecznościowych.
Lista „to do” – od czego zacząć
Tworzenie czerwonej teczki można rozłożyć na etapy.
Pomocna będzie poniższa lista kontrolna:
-
Spisz listę zaufanych osób kontaktowych.
-
Zbierz informacje o rachunkach i inwestycjach.
-
Sporządź wykaz umów, abonamentów i zobowiązań.
-
Zanotuj dane dotyczące kryptowalut.
-
Przygotuj listę wartościowych przedmiotów.
-
Zawrzyj polisę na życie i wskaż uposażonego.
-
Wypełnij dyspozycję wkładem bankowym na wypadek śmierci.
-
Spisz testament u notariusza.
-
Przygotuj listy pożegnalne lub instrukcje pogrzebowe.
-
Sporządź pełnomocnictwa majątkowe i zdeponuj je u notariusza.
-
Poinformuj bliskich, gdzie przechowujesz teczkę (i kopię – w innej lokalizacji).
Jak ją przechowywać?
Najlepiej w dwóch egzemplarzach:
-
oryginał w bezpiecznym miejscu (np. u notariusza lub w sejfie domowym),
-
kopię w oddzielnej lokalizacji – u osoby zaufanej lub w bezpiecznym archiwum cyfrowym.
Jeśli nie masz dostępu do sejfu, wybierz inne miejsce, które uznajesz za bezpieczne – takie, do którego dostęp mają tylko zaufane osoby, a jednocześnie łatwo je odnaleźć w razie potrzeby. Ważne, by poinformować bliskich, gdzie teczka się znajduje i jak można do niej dotrzeć. W takim wypadku nie warto przechowywać w teczce pełnych danych logowania czy numerów rachunków bankowych. Wystarczy nazwa instytucji i wskazanie osoby, która będzie mogła uzyskać szczegółowe informacje bezpośrednio w placówce – po przedstawieniu odpowiednich dokumentów.
Warto okresowo przeglądać zawartość – przynajmniej raz w roku – i aktualizować dokumenty po zmianach w życiu osobistym czy zawodowym.
Dlaczego warto ją mieć?
Tworzenie czerwonej teczki to nie tylko akt przezorności, ale wyraz troski i odpowiedzialności.
To sposób, by zdjąć z bliskich ciężar niepewności w sytuacjach, gdy czas i emocje nie sprzyjają podejmowaniu decyzji.
Na zakończenie
Czerwona teczka to zbiór informacji i dokumentów, które opracowuje się i gromadzi z troski o bezpieczeństwo.
Nie chodzi o przygotowywanie się na najgorsze, ale o odpowiedzialne zarządzanie życiem.
Warto myśleć o rzeczach ważnych, rozmawiać o nich z bliskimi i nie pozostawiać spraw przypadkowi.
O czerwonej teczce mówiła Kinga Kozłowska-Witek, menedżerka i radca prawny z zespołu DSK Kancelaria podczas konferencji Być Kobietą on Tour 4 października 2025 roku.
