Rok 2026 to kolejny etap porządkowania i cyfryzacji postępowania cywilnego. Zmiany – choć rozproszone – koncentrują się wokół kilku kluczowych obszarów: komunikacji z sądem przez Portal Informacyjny, doręczeń elektronicznych, obiegu dokumentów (w tym pełnomocnictw) oraz praktyki wnoszenia i wymiany pism w sprawie.
Kalendarium wejścia w życie poszczególnych rozwiązań wyznacza ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1172). W praktyce kluczowe są dwie daty w 2026 r.: 1 marca 2026 r. i 1 czerwca 2026 r., a osobno 1 marca 2027 r. jako etap domykający obowiązkowość portalu dla profesjonalnych uczestników w zakresie określonych pism.
Portal Informacyjny jako ścieżka składania pism
Jednym z najbardziej praktycznych skutków zmian jest wprowadzenie do KPC kompletnej instrukcji wnoszenia pism przez Portal Informacyjny – z jasną regułą, kiedy portal staje się wymaganym kanałem, co uznaje się za skuteczne wniesienie pisma i jakie są konsekwencje pomyłki.
Od 1 marca 2026 r. zasadą staje się to, że jeżeli przepis szczególny tak stanowi, a wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie jest możliwe, pismo wnosi się za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.
Fakultatywnie od 1 marca 2026 r., obligatoryjnie od 1 marca 2027 r.
Warto od razu rozdzielić dwa etapy:
- od 1 marca 2026 r. do 1 marca 2027 r. wnoszenie pism przez Portal Informacyjny ma co do zasady charakter fakultatywny,
- od 1 marca 2027 r. wnoszenie określonych pism przez Portal Informacyjny staje się obligatoryjne.
Obowiązek ten będzie dotyczył adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorów. Jednocześnie tam, gdzie funkcjonuje dedykowany system teleinformatyczny, to on będzie rozstrzygał o sposobie wniesienia pisma do sądu – dotyczy to w szczególności systemu KRZ obsługującego postępowanie upadłościowe i restrukturyzacyjne.
Praktyczne konsekwencje
Jeżeli pismo powinno być złożone przez portal, a zostanie wniesione tradycyjnie (np. papierowo lub w inny sposób), nie wywoła skutków procesowych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu.
Jeżeli załącznik ze względu na swoją specyfikę nie może być skutecznie przesłany przez portal, należy go złożyć poza portalem w terminie 3 dni z uprawdopodobnieniem tej okoliczności (uwaga – ustawodawca nie użył sformułowania dni robocze, w przeciwieństwie do innego terminu na dosłanie papierowego oryginału dokumentu w trybie art. 128 § 4 KPC, który stanowi właśnie o trzech dniach roboczych). Brak dopełnienia tych wymogów oznacza, że sąd taki załącznik pominie.
W tle istotna jest także zapowiedź aktów wykonawczych. Minister Sprawiedliwości ma określić m.in. sposób wnoszenia pism i załączników przez portal, ich elektroniczną postać oraz tryb potwierdzania wniesienia pisma.
Jeśli w dniu upływu terminu pojawią się ograniczenia dostępności portalu leżące po stronie sądu, ustawodawca przewidział mechanizm przesunięcia terminu na kolejny dzień roboczy po przywróceniu dostępności, ale pod warunkiem uprawdopodobnienia tych okoliczności (w przeciwnym razie pismo może zostać zwrócone albo środek zaskarżenia odrzucony).
Jak uprawdopodobnić problem z dostępnością portalu
Najbezpieczniej zabezpieczyć materiał już w dniu zdarzenia. W praktyce wystarczą:
- zrzuty ekranu z komunikatem błędu lub brakiem dostępności funkcji (z widoczną datą i godziną),
- zapis historii przeglądarki lub informacja z panelu użytkownika o nieudanych próbach (jeżeli portal takie dane pokazuje),
- komunikat administratora o awarii (jeżeli został opublikowany),
- krótka notatka służbowa opisująca przebieg próby wniesienia pisma.
Kluczowe jest wykazanie, że ograniczenie miało charakter obiektywny (po stronie systemu), wystąpiło w dacie istotnej dla terminu i realnie uniemożliwiło wniesienie pisma.
Jakie pisma profesjonalni pełnomocnicy mają wnosić przez portal
Dla porządku warto doprecyzować, jakie kategorie pism pełnomocnicy profesjonalni mają wnosić przez portal. W uproszczeniu są to:
- wejście do sprawy i zmiany po stronie pełnomocnictwa (zgłoszenie udziału, wypowiedzenie pełnomocnictwa, zawiadomienia o zmianach danych kontaktowych przewidziane w KPC),
- wybrane oświadczenia organizacyjne w toku sprawy (np. zgoda na mediację, wniosek o posiedzenie zdalne),
- środki zaskarżenia i obsługa postępowania odwoławczego (apelacja, większość zażaleń, skarga na orzeczenie referendarza oraz pisma w toku tych postępowań),
- wniosek o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem (i pisma usuwające braki takiego wniosku),
- wybrane wnioski po wyroku, w szczególności o nadanie klauzuli wykonalności (w ustawowym zakresie) oraz o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.
Dokumenty, pełnomocnictwa i podpisy: mniej papieru, więcej weryfikacji
Zmiany od 1 marca 2026 r. porządkują obieg pełnomocnictw i dokumentów w wersji elektronicznej – i to w sposób, który wprost przekłada się na codzienną praktykę pełnomocnika.
Po pierwsze, ustawodawca wprost dopuszcza pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej, przy wymaganiu opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Po drugie, pismo procesowe wnoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu ma być opatrzone jednym z ww. podpisów.
Po trzecie, określono standard załączników elektronicznych – do pisma wnoszonego przez system lub portal dołącza się załączniki utrwalone elektronicznie. Jednocześnie gdy sąd wymaga oryginału papierowego, należy go złożyć z pominięciem portalu. Dodatkowo uregulowano, że gdy obowiązek dołączenia oryginału wynika z przepisu, papierowy oryginał należy złożyć w ciągu 3 dni roboczych po wniesieniu pisma przez portal.
Po czwarte, rozszerzono i uszczelniono zasady poświadczania. Zamiast oryginału można składać odpis, którego zgodność z oryginałem poświadczy m.in. pełnomocnik profesjonalny, przy czym przewidziano również elektroniczne poświadczenie dokumentu w portalu.
W praktyce oznacza to mniej formalnych przestojów związanych z dosyłaniem papierów, ale też większą wagę kontroli podpisów, formatów i terminów dosłania dokumentów, których nie da się wnieść w pełni elektronicznie.
Doręczenia i wymiana pism: portal jako bezpiecznik i dowód doręczenia
Drugi filar nowelizacji to doręczenia – zarówno sądowe, jak i między pełnomocnikami.
Od 1 czerwca 2026 r. KPC przewiduje rozwiązanie na wypadek niemożności doręczenia pism przez system teleinformatyczny: wskazanym kategoriom odbiorców (m.in. profesjonalnym uczestnikom postępowania) sąd będzie doręczał pisma przez umieszczenie ich w portalu informacyjnym – w sposób umożliwiający uzyskanie dokumentu potwierdzającego doręczenie. Nie dotyczy to pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje nimi w postaci elektronicznej (czyli np. samodzielnie zrobi skan dokumentu).
Jednocześnie ustawodawca reguluje oświadczenia stron o wyborze tego sposobu doręczeń lub rezygnacji. Zasadniczo składa się je przez portal (z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym), przy czym rezygnacja może być również złożona na piśmie i wywołuje skutek z chwilą zawiadomienia sądu.
Równolegle od 1 marca 2026 r. istotnie zmieniają się zasady doręczania odpisów pism procesowych między pełnomocnikami. Wprost przewidziano, że w toku sprawy:
- wniesienie pisma do sądu przez portal oraz uzyskanie potwierdzenia przekazania go drugiej stronie jest równoznaczne z wykonaniem obowiązku doręczenia odpisu,
- nawet gdy pismo wnosi się do sądu inną drogą, pełnomocnicy mogą doręczać sobie wzajemnie odpisy z załącznikami przez portal w modelu zapewniającym elektroniczne potwierdzenie przekazania (z wyjątkiem pism, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej takich jak apelacja, zażalenie, sprzeciw od nakazu zapłaty i pozostałych z art. 132 § 1[1] KPC),
- sąd może żądać dowodu przekazania, a brak okazania dowodu w terminie kończy się zwrotem pisma.
W praktyce konsekwencja jest oczywista: portal przestaje być wyłącznie podglądem sprawy, a staje się narzędziem dowodowym, służącym wykazaniu doręczenia i pilnowaniu terminów, których bieg może zależeć od skuteczności (lub fikcji) doręczenia.
Warto zwrócić uwagę na nowe brzmienie art. 132 § 1 KPC. Uchylono obowiązek zamieszczania przez profesjonalnego pełnomocnika w treści pisma procesowego wniesionego do sądu oświadczenia o doręczeniu odpisu pisma drugiej stronie albo o jego nadaniu za pośrednictwem operatora, o którym mowa w art. 165 § 2 KPC. W nowym stanie prawnym, jedynie w razie wątpliwości co do dochowania tego obowiązku sąd może zażądać dowodu nadania pisma procesowego za pośrednictwem operatora, o którym mowa w art. 165 § 2 KPC lub dowodu doręczenia. W razie nieprzedstawienia w wyznaczonym terminie tych dowodów, pismo procesowe podlega zwrotowi.
Przepis przejściowy: sprawy w toku też łapią się na nowe reguły
Do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy stosuje się już przepisy w brzmieniu nadanym nowelizacją (art. 14 ust. 1 ustawy nowelizującej). Oznacza to, że jeżeli postępowanie trwa w dacie wejścia w życie zmian, sąd i strony co do zasady przechodzą na nowe zasady procesowe również w takich sprawach, a nie tylko w sprawach wszczynanych od tej daty.
Co to oznacza w praktyce
Zmiany z ustawy z 5 sierpnia 2025 r. można ocenić zasadniczo pozytywnie, ponieważ porządkują zasady komunikacji elektronicznej. Portal Informacyjny przestaje być wyłącznie miejscem podglądu sprawy, a staje się narzędziem procesowym – także dowodowym – co w dłuższej perspektywie powinno ograniczać spory o doręczenia, ułatwiać obieg dokumentów i przyspieszać wymianę pism między pełnomocnikami.
Jednocześnie powodzenie tej reformy będzie w dużej mierze zależało od wydolności infrastruktury: stabilności portalu, jego dostępności w krytycznych momentach i jakości potwierdzeń operacji. Jeżeli niedostępności będą częste lub nieprzewidywalne, ryzyko procesowe przeniesie się z „papieru” na „technikę” – i realnie wzrośnie znaczenie dokumentowania awarii oraz pilnowania terminów w reżimie nowych reguł.
Na plus należy zaliczyć sposób wdrożenia: ustawodawca zastosował czytelne przejście etapowe i dał profesjonalnym pełnomocnikom rok na oswojenie się z nowym kanałem. Okres od 1 marca 2026 r. do 1 marca 2027 r. działa jak bufor wdrożeniowy, a obowiązek od 1 marca 2027 r. nie powinien zaskoczyć „z dnia na dzień”. To podejście jest bardziej realistyczne niż wcześniejsze próby cyfryzacji, bo zostawia czas na dostosowanie kancelarii, procedur wewnętrznych i praktyki sądowej do realnego funkcjonowania portalu.
