W ostatnich latach rynek pracy w Polsce obserwuje dynamiczny wzrost zainteresowania współpracą w formule B2B, szczególnie wśród wysoko wykwalifikowanych specjalistów i kadry zarządzającej. Dla menedżerów oznacza to często większą swobodę działania, korzystniejsze rozliczenia podatkowe oraz możliwość niezależnego zarządzania własną karierą. Dla firm – redukcję kosztów zatrudnienia i elastyczność organizacyjną. Ale czy fiskus patrzy na to wszystko równie przychylnie?

Ten artykuł nie odpowie jednym zdaniem. Bo chociaż umowa B2B sama w sobie nie jest niczym zakazanym, to jednak sposób jej wdrożenia i warunki współpracy mają dla organów podatkowych fundamentalne znaczenie. Prześledźmy zatem, jakie pułapki mogą czyhać na managera na B2B – i jakie stanowisko zajmuje wobec tego skarbówka.

Manager B2B – czyli kto?

Zacznijmy od podstaw. Manager na B2B to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która zawiera ze spółką umowę cywilnoprawną (zazwyczaj o świadczenie usług doradczych, analitycznych lub operacyjnych) i rozlicza się poprzez wystawianie faktur. W przeciwieństwie do klasycznego etatu, nie jest pracownikiem, a niezależnym przedsiębiorcą.

W praktyce jednak to, czy dana osoba faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, nie zależy wyłącznie od faktu zarejestrowania firmy i wystawienia faktury. Znaczenie ma sposób wykonywania pracy – czyli to, czy dana działalność nosi znamiona samodzielności, niezależności i ryzyka gospodarczego, czy też przypomina klasyczny stosunek pracy.

Przepisowa działalność gospodarcza – co mówi ustawa?

Działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o PIT (art. 5a pkt 6 updof) to działalność zarobkowa:

  • prowadzona we własnym imieniu,
  • w sposób zorganizowany i ciągły,
  • której przychody nie są kwalifikowane jako pochodzące z innych źródeł.

Kluczowe są jednak przesłanki wyłączające uznanie danej aktywności za działalność gospodarczą – zgodnie z art. 5b ust. 1 updof. Jeśli:

  • zlecający ponosi odpowiedzialność za rezultat pracy,
  • czynności są wykonywane pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego,
  • wykonawca nie ponosi ryzyka gospodarczego,

…to taka „działalność” nie będzie uznana za rzeczywistą działalność gospodarczą, a dochód z niej zostanie przypisany do innego źródła – najczęściej stosunku pracy lub działalności wykonywanej osobiście.

Manager na B2B – ryzyka podatkowe

Brak realnej niezależności

Manager, który co prawda założył firmę, ale jego sposób świadczenia usług nie różni się od pracy na etacie (te same obowiązki, godziny, miejsce, nadzór), może zostać uznany przez urząd skarbowy za osobę zatrudnioną de facto na umowę o pracę. To niesie poważne skutki:

  • przekwalifikowanie przychodów do tych ze stosunku pracy,
  • konieczność uregulowania zaległego podatku dochodowego i ZUS,
  • potencjalna odpowiedzialność płatnika (czyli firmy),
  • ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej.

Utrata prawa do preferencyjnych form opodatkowania

Przy współpracy z byłym pracodawcą (czyli podmiotem, u którego wcześniej wykonywano te same obowiązki na etacie), manager traci możliwość wyboru podatku liniowego i ryczałtu – co często niweczy główny cel przejścia na B2B.

Na przykład:

  • podatek liniowy (19%) – nie przysługuje, jeśli manager świadczy na rzecz byłego pracodawcy te same usługi, co wcześniej na etacie, w tym samym roku.
  • ryczałt – ograniczenie jest jeszcze dalej idące i obowiązuje również w kolejnym roku podatkowym.

Co może zrobić fiskus? Praktyka i instrumenty

Przekwalifikowanie źródła przychodu

Organ podatkowy ma prawo – na podstawie art. 5b updof – zakwestionować działalność gospodarczą i uznać, że przychód faktycznie pochodzi ze stosunku pracy (art. 12 updof), z działalności wykonywanej osobiście (art. 13) lub z innych źródeł (art. 20). To nie wymaga wyroku sądu pracy ani formalnego uznania stosunku pracy.

Zastosowanie klauzuli obejścia prawa (art. 119a Ordynacji podatkowej)

Nawet jeśli działalność gospodarcza spełnia definicję z ustawy o PIT, urząd może uznać, że jej wybór był sztuczny i motywowany wyłącznie względami podatkowymi – i w efekcie zastosować klauzulę przeciwdziałania unikaniu opodatkowania.

Skutki? Zasady opodatkowania mogą zostać określone tak, jakby manager nie był przedsiębiorcą, tylko etatowym pracownikiem – niezależnie od treści zawartej umowy.

W decyzji Szefa KAS z 2024 r. odrzucono wniosek o opinię zabezpieczającą dla planowanej zmiany etatów na umowy B2B, uznając działania za pozorne i motywowane wyłącznie korzyścią podatkową. Manager miał występować jako przedsiębiorca, ale rzeczywiste obowiązki i sposób ich wykonywania nie uległy zmianie względem etatu.

Manager w zarządzie – podwójne źródła przychodu?

Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, gdy manager pełni jednocześnie funkcję członka zarządu i świadczy usługi doradcze lub operacyjne na podstawie umowy B2B.

Uwaga: zgodnie z art. 13 pkt 9 updof, przychody z kontraktów menedżerskich (umów o zarządzanie) zawsze kwalifikowane są jako działalność wykonywana osobiście – nawet jeśli zawarte są w ramach działalności gospodarczej. Nie można ich rozliczać np. na ryczałcie.

Aby dodatkowa umowa mogła być uznana za B2B, musi obejmować czynności niewchodzące w zakres obowiązków zarządczych (np. szkolenia, doradztwo inwestycyjne – ale nie prowadzenie spraw spółki ani reprezentacja).

VAT i składki ZUS – jeszcze więcej niuansów

Posiadanie statusu podatnika VAT nie przesądza o uznaniu działalności za gospodarczą w rozumieniu ustawy o PIT. Co więcej:

  • W przypadku przekwalifikowania przychodów na pochodzące z pracy – VAT może być uznany za nienależny,
  • Manager może zostać uznany za osobę podlegającą obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu na zasadach pracowniczych (co prowadzi do konieczności uregulowania składek z odsetkami, zarówno przez managera, jak i przez spółkę).

Jak minimalizować ryzyko?

Zadbaj o faktyczną niezależność

Podstawą jest poprawnie skonstruowana umowa B2B, która powinna:

  • nie narzucać miejsca ani godzin wykonywania usług,
  • zawierać odpowiedzialność za rezultat (np. kary umowne),
  • dopuszczać świadczenie usług dla innych podmiotów,
  • nie zawierać elementów typowych dla stosunku pracy (np. „urlopów”, „dyżurów”, stałych grafików).

Wyraźnie oddziel obowiązki zarządcze od usług doradczych

Jeśli manager pełni jednocześnie funkcję członka zarządu – pamiętaj o konieczności odrębności obowiązków w umowie B2B. Wszystko, co wiąże się z prowadzeniem spraw spółki, nie może być przedmiotem odrębnej umowy w ramach działalności gospodarczej.

Unikaj „przejścia” z etatu na B2B bez zmiany faktycznego zakresu współpracy

To najczęstsza sytuacja prowadząca do zakwestionowania przez skarbówkę. Jeżeli rzeczywistość się nie zmienia – zmiana nazwy współpracy (z „etat” na „B2B”) jest wyłącznie formalna i stanowi klasyczny przypadek pozornego samozatrudnienia.

Opinia zabezpieczająca – tarcza przed fiskusem?

W przypadku wątpliwości warto rozważyć wystąpienie do Szefa KAS o opinię zabezpieczającą (art. 119w Ordynacji podatkowej). Co prawda nie jest to szybka ani tania procedura, ale w razie pozytywnego rozstrzygnięcia daje realną ochronę przed zakwestionowaniem rozliczeń podatkowych.

Wnioski powinny być jednak dobrze udokumentowane i uzasadnione – zarówno gospodarczo, jak i organizacyjnie. Szef KAS wielokrotnie odmawiał wydania opinii, gdy zmiana formy zatrudnienia nie była poparta rzeczywistymi zmianami warunków współpracy.

Podsumowanie

Manager na B2B to rozwiązanie z potencjałem – ale także z dużą dozą ryzyka podatkowego. Największym zagrożeniem jest pozorność samozatrudnienia, czyli sytuacja, w której zmienia się wyłącznie forma prawna współpracy, a nie jej rzeczywista treść.

Dlatego każdorazowo należy gruntownie przeanalizować warunki nowej współpracy. Odpowiednio przygotowana struktura współpracy może skutecznie zabezpieczyć przed zakwestionowaniem jej przez fiskusa.

 

Jeśli masz pytania dotyczące umów B2B i ryzyka ich zakwestionowania przez urząd skarbowy zachęcamy, skontaktuj się z naszym doradcą podatkowym Marcinem Palusińskim: m.palusinski@dsk-kancelaria.pl