Zbliża się moment wejścia w życie nowelizacji ustawy prawo zamówień publicznych, która zakłada częściową elektronizację postępowań z dniem 18 kwietnia 2018 roku (całkowita elektronizacja nastąpi 18 października 2018 roku). Od tego dnia Wykonawcy obowiązani będą do składania Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia wyłącznie w formie elektronicznej.

Istotą wspomnianej nowelizacji, jest zastąpienie pisemnej formy komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, porozumiewaniem się za pomocą środków elektronicznych.

OBOWIĄZKI WYKONAWCY PO 18 KWIETNIA 2018 ROKU

Z dniem 18 kwietnia 2018 roku wykonawcy zobowiązani będą do składania JEDZ za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną – czyli w praktyce, przede wszystkim za pośrednictwem poczty elektronicznej. W celu wywiązania się z tego obowiązku, wykonawcy powinni zadbać o uzyskanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla wszystkich osób upoważnionych do podpisywania ofert.

Podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem jest równoważny, pod względem skutków prawnych, podpisowi odręcznemu.

Opatrzenie JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie będzie jednak jedynym obowiązkiem wykonawców na gruncie znowelizowanych przepisów. Wykonawcy będą bowiem zobowiązani do zaszyfrowania pliku – w sposób wskazany przez Zamawiającego, oraz udostępnienia klucza dostępu wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w treści oferty. Wniosek i oferta składane zaś będą w formie pisemnej. Istotne jest, że przekazanie zamawiającemu zaszyfrowanego i podpisanego kwalifikowanym podpisem JEDZ, powinno nastąpić przed upływem terminu składania ofert.

Trzeba również mieć na uwadze, że w przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z konsorcjantów będzie obowiązany do przygotowania własnego JEDZ, co w konsekwencji oznacza, iż każdy z nich będzie musiał posiadać własny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Wykonawca polegający na potencjale lub zasobach podmiotu trzeciego będzie musiał wykazać, że w stosunku do tego podmiotu nie istnieją przesłanki do jego wykluczenia, a w tym celu niezbędne będzie złożenie JEDZ dotyczącego rzeczonego podmiotu. Obowiązek ten aktualizował się będzie również w przypadku wykonawcy, który zadeklaruje wykonanie zamówienia przy pomocy podwykonawcy.

Wobec tego stwierdzić należy, że na gruncie nowelizacji pzp, bardzo istotną kwestią jest uzyskanie podpisów elektronicznych przez wszystkie podmioty uczestniczące w realizacji zamówień publicznych. Co prawda JEDZ podmiotu trzeciego przedkładał będzie wykonawca, jednak pomimo tego, podmiot trzeci nie będzie zwolniony z opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Konsekwencją uchybienia któremukolwiek z tych wymogów będzie uznanie złożonego oświadczenia za nieważne, a w efekcie sama oferta podlegać będzie odrzuceniu.

OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO NA GRUNCIE ZNOWELIZOWANYCH PRZEPISÓW

Zamawiający będzie musiał zadbać, aby porozumiewanie się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej przebiegało bez zakłóceń i w sposób niepowodujący dyskryminacji któregokolwiek z podmiotów potencjalnie zainteresowanych udziałem w postępowaniu. Rozwiązania przyjęte w znowelizowanych przepisach nie mogą bowiem ograniczać dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Ważne jest, aby wszystkie urządzenia i rozwiązania teleinformatyczne przyjęte jako narzędzia do komunikowania się stron postępowania, były powszechnie dostępne dla wykonawców. Odstąpienie od tej reguły będzie możliwe dopiero wtedy, gdy zamawiający zapewni wszystkim wykonawcom pełny, nieograniczony i nieodpłatny dostęp do narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które umożliwią niczym niezakłóconą możliwość porozumiewania się stron postępowania. Zamawiający będzie więc musiał podjąć działania zmierzające do umożliwienia wykonawcom złożenia swoich ofert. Prawdopodobnym rozwiązaniem może być wskazanie w ogłoszeniu o zamówieniu adresu strony internetowej, na której udostępnione zostaną narzędzia i urządzenia do komunikowania się.

KIERUNEK ZMIAN

Nowelizacja ustawy prawo zamówień publicznych z 22 czerwca 2016 roku, dla wielu wykonawców stanowi niemałą rewolucję. W założeniu, wprowadzone zmiany mają mieć wpływ na uproszczenie, uelastycznienie i ograniczenie formalizmu postępowań o udzielanie zamówień publicznych – praktyka pokaże, czy nowe przepisy rzeczywiście usprawnią udzielanie zamówień.