Jak podatkowo traktować prezenty dla pracowników i klientów spółki?

Zwyczajowo spółki przekazują swoim pracownikom, współpracownikom, klientom, czy kontrahentom prezenty z okazji Mikołajek, Świąt Bożego Narodzenia, czy też z innych okazji. Każde takie przekazanie prezentu wiąże się z konsekwencjami podatkowymi zarówno po stronie spółki na CIT estońskim, jak również po stronie beneficjenta takiego prezentu.

Prezent jako wydatek na reprezentację dla spółki

Prezenty z logo spółki wydawane współpracownikom, klientom, kontrahentom traktowane są jako wydatki na reprezentację i reklamę. W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, czy tego typu wydatki mają związek z prowadzoną działalnością? Odpowiedź brzmi: tak, również w odniesieniu do wydatków na przekazywany w prezencie alkohol. Co oznacza, że ich poniesienie nie jest opodatkowane jako wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą.

Takie stanowisko znajdziemy zarówno w interpretacjach indywidualnych, jak i w wyrokach sądów administracyjnych.^[1]

Jednak przy tym stwierdzeniu nie możemy się zatrzymać. Dlaczego?

Wydatki na reprezentację jako ukryte zyski

Wydatki na reprezentację zostały wprost wskazane jako kategoria ukrytych zysków podlegających opodatkowaniu CIT estońskim^[2]. Oznacza to, że jeżeli przekazanie takiego prezentu:

• będzie związane z prawem do udziału w zysku,
• będzie przekazane wspólnikom spółki lub podmiotom powiązanym bezpośrednio lub pośrednio ze wspólnikami lub spółką,

to spółka będzie musiała wykazać do opodatkowania świadczenie w postaci prezentu jako dochód z tytułu ukrytych zysków.

W związku z tym, że do ukrytych zysków zaliczamy prezenty dla wspólników i podmiotów powiązanych (przynajmniej w zdecydowanej większości przypadków), to niezbędne jest wykazanie do kogo ostatecznie trafił przekazywany przez spółkę prezent.

W konsekwencji spółka będzie musiała udowodnić, że prezenty faktycznie trafiły do współpracowników, klientów, czy kontrahentów.

Kolejne pytanie, które się pojawia-w jaki sposób to zrobić? Prawodawca tutaj nie daje jednego rozwiązania. Ważne, żeby spółka mogła wykazać gdzie/do kogo faktycznie trafia dany prezent.

A po stronie otrzymującego prezent?

Jeżeli podmiot otrzymujący prezent jest przykładowo:

• osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą,
• spółką,

to po swojej stronie wykazuje przychód podatkowy z działalności gospodarczej/działalności operacyjnej z tytułu świadczenia w naturze/nieodpłatnego świadczenia^[3], natomiast spółki stosujące opodatkowanie CIT EE ewidencjonują przychód zgodnie z ustawą o rachunkowości. Na spółce przekazującej prezent nie ciążą w tym zakresie obowiązki płatnika podatku dochodowego.

Ewentualnie zwolnienie z opodatkowania podatkiem dochodowym możliwe jest w odniesieniu do prezentów dla osób fizycznych, jeżeli przekazanie takiego prezentu (świadczenie niepieniężne) miałoby związek z działaniami promocyjnymi lub reklamowymi spółki^[4].

Czy tak samo jest z prezentami dla pracowników?

Prezenty dla pracowników również mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki, więc nie podlegają opodatkowaniu jako wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą^[5]. Tutaj znowu pojawia się kwestia wykazania przekazania pracownikom prezentów przez spółkę, co powinno być każdorazowo odpowiednio udokumentowane.

Jednak w tej sytuacji, spółka powinna również taki prezent traktować jako przychód pracownika ze stosunku pracy, co wiąże się z wypełnieniem przez spółkę obowiązków płatnika.

Jeżeli przekazywany prezent dla pracownika stanowiłby darowiznę, to taka darowizna nie ma związku z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, a tym samym podlegałaby opodatkowaniu jako wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą^[6]. Ponadto, na spółce nie ciążyłyby obowiązki płatnika, bowiem darowizna nie podlegałaby opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, tylko podatkiem od spadków i darowizn.

VAT od prezentów

Spółka nabywając prezenty, zasadniczo odlicza podatek od towarów i usług^[7]. Przyjęte jest bowiem, że wydatki na prezenty i przekazywanie prezentów jest związane z działalnością gospodarczą w sposób pośredni:

Zatem biorąc pod uwagę przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z nabyciem artykułów spożywczych (…) przekazywanych przez Wnioskodawcę jako upominki i prezenty świąteczne dla kontrahentów Wnioskodawcy. Wskazać należy, że w przedmiotowej sprawie został spełniony warunek uprawniający do odliczenia podatku od towarów i usług zawartego w fakturach dokumentujących nabycie towarów, tj. związek nabywanych towarów ze sprzedażą opodatkowaną.^[8]

W konsekwencji przekazywanie nieodpłatnie prezentów przez spółkę traktowane jest jako nieodpłatna dostawa towarów podlegająca opodatkowaniu VAT (z uwagi na to, że spółka miała prawo do odliczenia VAT) na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Wiąże się to z obowiązkiem wykazania VAT od takiego przekazania, co powinno być odpowiednio udokumentowane.

Może jednak dojść do sytuacji, kiedy nie powstanie obowiązek wykazania VAT należnego. Muszą być jednak spełnione przesłanki prezentu o małej wartości, o którym mowa w art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT:

1. przekazanie prezentu następuje na cele związane z działalnością gospodarczą,
2. przekazanie prezentu o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku) → musi być prowadzona ewidencja pozwalająca na ustalenie tożsamości osób otrzymujących prezent,
3. przekazanie prezentu o wartości do 20 zł → bez konieczności prowadzenia ewidencji, o której mowa w pkt 2 powyżej.

Wnioski

Wydatki na reprezentację:

• nie stanowią wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, ale
• mogą stanowić – i w zdecydowanej większości przypadków stanowią – ukryte zyski.

Prezenty dla klientów, kontrahentów czy współpracowników klasyfikowane są jako wydatki na reklamę i reprezentację, wobec tego, żeby nie wykazywać dochodu do opodatkowania z tytułu ukrytych zysków, niezbędne jest odpowiednie udokumentowanie wydatków na prezenty dla klientów, kontrahentów czy współpracowników.

Należy pamiętać również o konsekwencjach związanych z otrzymaniem takiego prezentu w postaci powstania dochodu z tytułu świadczenia w naturze, które stanowi przychód z działalności gospodarczej lub działalności operacyjnej, a prezenty otrzymane przez spółkę na CIT estońskim powinny być odpowiednio zaewidencjonowane rachunkowo. Natomiast w odniesieniu do prezentów przekazywanych pracownikom, na spółce będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przy prezentach nie zapominajmy również o VAT, bowiem z uwagi na możliwość (co do zasady) odliczenia VAT od nabycia prezentów, nieodpłatne przekazanie prezentów będzie się wiązało z koniecznością wykazania VAT należnego od takiego przekazania (chyba, że będą to prezenty o tzw. małej wartości).

^[1] Przykładowo: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15 kwietnia 2024 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.50.2024.2.MBD; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2024 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.10.2024.2.IN; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 maja 2024 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.47.2024.2.KK. Wyrok WSA w Warszawie z dnia 16 stycznia 2024 r. w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 2398/23 i w tej samej sprawie wyrok NSA oddalający skargę organu podatkowego z dnia 3 września 2024 r. w sprawie o sygn. akt II FSK 650/24; prawomocny wyrok WSA w Gdańsku z dnia 18 października 2022 r. w sprawie o sygn. akt I SA/Gd 917/22.

^[2] Art. 28m ust. 3 pkt 7 ustawy o CIT w brzmieniu: Przez ukryte zyski, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rozumie się świadczenia pieniężne, niepieniężne, odpłatne, nieodpłatne lub częściowo odpłatne, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, inne niż podzielony zysk, których beneficjentem, bezpośrednio lub pośrednio, jest udziałowiec, akcjonariusz albo wspólnik lub podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio z podatnikiem lub z tym udziałowcem, akcjonariuszem albo wspólnikiem, w szczególności: (…) darowizny, w tym prezenty i ofiary wszelkiego rodzaju.

^[3] Art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT; art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.

^[4] Art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT.

^[5] Interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 października 2024 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.362.2024.2.AS i z dnia 15 listopada 2023 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.518.2023.1.AS.

^[6] Ewentualny wyjątek mogłyby stanowić darowizny w ramach CSR.

^[7] Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT; por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2024 r. 0114-KDIP4-3.4012.383.2024.4.RK; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 września 2024 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.342.2024.3.AB.

^[8] interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2020 r. nr 0114-KDIP4-2.4012.41.2020.3.MC.