Od 1 stycznia 2025 r. weszła w życie ważna zmiana dla przedsiębiorców z Unii Europejskiej, którzy sprzedają w Polsce towary i usługi o niewielkim wolumenie obrotów. Dzięki tzw. procedurze SME (Small Medium-Sized Enterprises) będą oni mogli korzystać w naszym kraju ze zwolnienia podmiotowego z VAT – pod warunkiem, że nie przekroczą określonych limitów i wypełnią wymagane formalności. Rozwiązanie to dotyczy też polskich firm działających na terenie innych państw UE, jeżeli w danym kraju wdrożono analogiczne przepisy.

Nowa ustawa wprowadzająca procedurę SME

Podstawą prawną jest ustawa z 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1721). Przepisy te dostosowują polskie prawo do wymagań Dyrektywy Rady (UE) 2020/285 z 18 lutego 2020 r. zmieniającej Dyrektywę VAT w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie(UE) nr 904/2010 w zakresie koordynacji administracyjnej i wymiany informacji niezbędnych do sprawnego stosowania nowych regulacji.

Dzięki temu mali przedsiębiorcy z innych państw członkowskich UE będą uprawnieni do zwolnienia z podatku VAT na podobnych zasadach, z jakich dotąd korzystali jedynie podatnicy mający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Analogiczne uprawnienia będą przysługiwać również polskim przedsiębiorcą działającym na unijnych rynkach.

Kogo dotyczy zwolnienie podmiotowe według procedury SME?

Do końca 2024 r. ze zwolnienia przewidzianego w art. 113 ustawy o VAT (tj. limit 200 tys. zł sprzedaży w poprzednim roku podatkowym) mogli korzystać wyłącznie przedsiębiorcy posiadający siedzibę w Polsce. Z nowym rokiem takie prawo uzyskają także podatnicy zarejestrowani na terenie innego państwa UE, pod warunkiem że:

  1. Całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług – z wyłączeniem podatku VAT nie przekroczyła 100 tys. euro zarówno w poprzednim, jak i bieżącym roku podatkowym, stosownie do art. 113a ust. 1 ustawy o VAT. Przekroczenie tego progu odbiera prawo do zwolnienia w całej Unii.
  2. Wartość sprzedaży w Polsce (bez VAT) nie wynosi więcej niż 200 tys. zł w analogicznych okresach (stosuje się tu odpowiednio zasady dotyczące nowych firm i wyłączeń z art. 113 ust. 2 i 9 ustawy o VAT).
  3. Zakres transakcji nie obejmuje czynności wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT (np. sprzedaży nowych środków transportu czy usług prawniczych).
  4. Przedsiębiorca – w myśl art. 113a ust. 2 ustawy o VAT – zgłosi w swoim państwie członkowskim (kraju siedziby) chęć skorzystania ze zwolnienia w Polsce. Na tej podstawie otrzyma specjalny numer identyfikacyjny z oznaczeniem „EX”.

Uwaga! Zwolnienie nie obejmuje podmiotów spoza UE. Ponadto przekroczenie limitów (zarówno 200 tys. zł, jak i 100 tys. euro) skutkuje utratą preferencji w Polsce począwszy od transakcji, przy której nastąpiło przekroczenie.

Procedura SME w praktyce: zgłoszenie i rozliczenia

Aby zastosować zwolnienie w Polsce, trzeba we własnym kraju siedziby dokonać powiadomienia organu podatkowego i uzyskać numer z przedrostkiem EX. Identyfikacja ta pozwala na korzystanie z procedury SME w Polsce bez konieczności rejestrowania się jako podatnik VAT czynny, o ile nie zostaną przekroczone określone limity. W Polsce sprawy związane z tym zwolnieniem dla podatników z innych państw członkowskich UE prowadzi Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście. 

Natomiast, do obsługi spraw polskich podatników dotyczących procedury SME właściwy jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (niezależnie od tego, gdzie podatnik rozlicza się z tytułu innych obowiązków w VAT).

Ułatwienia dla polskich firm w innych krajach UE

Zmiany wprowadzone w polskiej ustawie działają w obie strony. Oznacza to, że również rodzime przedsiębiorstwa mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego w pozostałych państwach Unii, jeżeli obowiązujące w nich przepisy przewidują analogiczną procedurę SME.

Aby skorzystać z tej opcji, polski podatnik – zgodnie z art. 113b ustawy o VAT – musi:

  1. Złożyć wniosek (tzw. uprzednie powiadomienie) do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
  2. Podać dane niezbędne do ustalenia, czy firma mieści się w unijnych limitach (100 tys. euro rocznego obrotu w całej UE).
  3. Otrzymać specjalny numer z kodem PL oraz oznaczeniem EX, który powinien zostać nadany w terminie 35 dni roboczych po dniu otrzymania przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego uprzedniego powiadomienia.

Zanim organ podatkowy wyda taki numer, sprawdza, czy w wybranych państwach przedsiębiorca faktycznie kwalifikuje się do zwolnienia. Jeśli w jednym z krajów firma nie spełni warunków, organ odmówi przyznania uprawnień w odniesieniu do danego państwa, ale niekoniecznie w pozostałych.

… i dodatkowe obowiązki

Dodatkowo każdy przedsiębiorca korzystający z procedury SME ma obowiązek składać kwartalne informacje o wysokości obrotów uzyskanych w całej Unii (także w Polsce). Dokumenty te należy przekazywać wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, w terminie miesiąca po zakończeniu kwartału.

Zmiana zasad obliczania limitu 200 tys. zł – co z WDT i usługami reasekuracyjnymi?

Od 2025 roku ustalenie, czy dany podmiot nie przekracza krajowego limitu 200 tys. zł, będzie uwzględniać również:

  1. wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (WDT),
  2. usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, jeżeli czynności te nie mają  jedynie charakteru transakcji pomocniczych.

Zmianę tę przewiduje art. 113 ust. 2 ustawy o VAT w nowym brzmieniu. Wyjątek dotyczy sytuacji za 2024 r., gdzie do obliczania limitu za miniony rok wciąż wykorzystuje się poprzenie zasady (tj. WDT i reasekuracja nie wliczają się do wartości sprzedaży decydującej o zwolnieniu).

Podsumowanie

Wprowadzenie procedury SME otwiera drogę do zwolnienia z VAT dla drobnych przedsiębiorców z terenu UE, prowadzących działalność w Polsce, którzy wcześniej musieli rejestrować się jako podatnicy VAT czynni, nawet przy niewielkich obrotach. Analogiczne korzyści mogą uzyskać polskie firmy sprzedające towary i usługi w innych krajach UE, o ile tamtejsze przepisy przewidują podobne udogodnienia.

Dla części firm najistotniejszą nowością będzie konieczność ujęcia w limicie 200 tys. zł transakcji WDT oraz usług reasekuracyjnych (jeżeli nie mają one charakteru czynności pomocniczych). Przed planowaniem strategii biznesowej w 2025 r. warto więc sprawdzić, czy kwota potencjalnych obrotów nie naruszy nowo ustanowionych progów, a także zadbać o uzyskanie wymaganych numerów EX i składanie terminowych deklaracji w systemie e-Urzędu Skarbowego.

Jeśli masz pytania dotyczące zwolnienia z VAT dla małych firm z UE, zapraszamy do kontaktu z Marcinem Palusińskim, doradcą podatkowym i dyrektorem DSK: m.palusinski@dsk-kancelaria.pl