Nowe uprawnienia dla rodziców, w tym dodatkowe urlopy, w praktyce mogą wywoływać organizacyjne problemy w firmach. Można jednak ograniczyć tego typu ryzyka, o ile zastosuje się kilka rozwiązań w bieżącej działalności operacyjnej, w tym analizę kompetencji pracowników. Wyjaśnia to Piotr Rygorowicz, prawnik z działu korporacyjnego i prawa IT DSK Kancelaria.

  • Nowe, szerokie uprawnienia pracownicze zostały wprowadzone w kwietniu ubiegłego roku. Chodzi m.in. o wydłużenie urlopu rodzicielskiego i nowe zasady pracy zdalnej
  • Dla firm może się to wiązać np. z koniecznością zapewnienia zastępstwa, ryzykiem nieterminowości, wymogami związanymi z dokumentacją
  • Firmy powinny odpowiednio planować pracę i precyzyjnie badać oczekiwania pracowników dotyczące elastyczności w pracy

Początek roku to zawsze czas podsumowań, rozliczeń oraz wyciągania wniosków z roku poprzedniego. Takie podsumowania dokonywane są w wielu obszarach, w tym w kwestiach organizacyjnych, administracyjnych i prawnych. A w prawie pracy — pod tym kątem — bardzo dużo się zmieniło. Na czym polegają zmiany dotyczące uprawnień dla rodziców i jakie konsekwencje wywołały dla pracodawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw?

Urlopy, praca zdalna, elastyczny czas pracy

Kluczowe zmiany dla rodziców wprowadziły nowelizacje kodeksu pracy, która weszła w życie w kwietniu 2023 r. Oto lista najważniejszych zmian:

  • Regulacje dotyczące pracy zdalnej, również za granicą. Pracodawcy przygotowali regulaminy pracy, dokumentacje i z powodzeniem wdrażają nowe rozwiązania organizacyjne.
  • Dłuższy urlop rodzicielski, dodatkowe dziewięć tygodni, ale z pewnymi ograniczeniami. Każdy z rodziców dziecka ma wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Jeżeli rodzic nie skorzysta ze swojej wyłącznej części urlopu, nie będzie mogła być ona przeniesiona na drugiego rodzica i przepadnie. Z praktycznego punktu widzenia taki urlop rodzicielski jest dedykowany ojcom.
  • Ograniczenia dotyczące pracy rodziców małych dzieci. Przed zmianą, pracownika opiekującego się dzieckiem do czterech lat nie można było bez jego zgody zatrudniać w nadgodzinach, w porze nocnej, w przerywanym systemie czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy. Od 26 kwietnia 2023 roku wiek dziecka, uprawniający do tej szczególnej ochrony, wydłużono do ośmiu lat.
  • Wprowadzenie urlopu opiekuńczego. Pracownik ma prawo do takiego urlopu w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (dzieci, rodziców lub małżonka pracownika) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, jeśli wymaga opieki lub wsparcia ze względów medycznych. Wymiar takiego urlopu to pięć dni.
  • Uprawnienie do zwolnienia z wykonywania pracy w nagłych przypadkach. Pracownikowi przysługuje prawo do 2 dni lub 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika
  • Uprawnienie do skorzystania z elastycznej organizacji pracy. Rodzicom dziecka do lat ośmiu przyznano prawo do złożenia wniosku o skorzystanie z elastycznej organizacji pracy, czyli z pracy zdalnej, systemu przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, ruchomego i indywidualnego rozkładu czasu pracy oraz obniżenia wymiaru czasu pracy

Jakie skutki dla zatrudniających?

Pracodawca w pierwszej kolejności chce oczywiście zarabiać, produkować lub świadczyć usługi. To cel prowadzenia działalności i zatrudniania pracowników. Ze zbudowanym zespołem planuje pracę, tak aby ograniczyć do minimum przerwy w świadczeniu usług lub zwiększyć swoje możliwości operacyjne. Pracownicy będący jednocześnie rodzicami – choć zabrzmi to dość drastycznie – zawsze stanowią swoisty czynnik ryzyka dla działalności operacyjnej przedsiębiorstwa. Każdy rodzic wie, że posiadanie dzieci wiąże się z pewnym marginesem nieprzewidywalności zdarzeń.

Firmy muszą więc mierzyć się m.in. z koniecznością zapewnienia zastępstwa dla pracownika będącego na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim. Chodzi o przeniesienie obowiązków pracownika na urlopie na innych zatrudnionych lub konieczność organizacji stałego zastępstwa. W pierwszym przypadku pojawiają się ryzyka pomniejsze – obciążenie pracą, zmiany w organizacji zespołów, konieczność pracy w godzinach nadliczbowych itp. W drugim przypadku (zorganizowanie stałego zastępstwa) trzeba liczyć się z długotrwałym i kosztownym proces rekrutacji oraz wdrożeniem nowego pracownika w zadania itp.

Lista ryzyk dla zatrudniających jest jednak dłuższa i obejmuje także:

  •  zagrożenie naruszenia terminów – nagłe ograniczenie łańcuchów dostaw, ograniczenie świadczenia usług, wydłużenie czasu realizacji projektów i zadań;
  • ograniczenia w zakresie podjęcia szybkich rozwiązań dla kluczowych klientów, w przypadku, gdy dany pracownik-rodzic był pierwszym kontaktem lub pracownikiem wyznaczonym do usługi i serwisu;
  • zmniejszenie responsywności na potrzeby klientów pracodawcy;
  • konieczność wypełnienia szeregu dokumentacji oraz zapewnienia szeregu restrykcyjnych warunków organizacyjnych przy pracy zdalnej;
  • konieczność zmiany systemu pracy zespołu lub działu w taki sposób, by dostosować się np. do pracownika-rodzica, który z uwagi na sytuację osobistą zdecydował się na pracę w systemie elastycznym.

Co może zrobić pracodawca?

Obie strony stosunku pracy powinny skupić się na wykorzystaniu rozwiązań z nowelizacji przepisów, w taki sposób by zabezpieczone zostały zarówno interesy pracodawcy, jak i pracownika oraz by wszystko odbyło się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W jaki sposób można więc wdrożyć omawiane zmiany minimalizując zagrożenia dla bieżącej działalności operacyjnej firm?

Po pierwsze ważna jest odpowiednia komunikacja. Przepływ informacji na linii pracownik-pracodawca oraz pracownik-zespół, w sprawny sposób ograniczy negatywne skutki sytuacji kryzysowych, pozwala na szybkie podjęcie odpowiednich działań (również prewencyjnie). Upraszcza to proces przekazania zadań w ramach zastępstwa, ogranicza sytuacje konfliktowe między pracownikami oraz w relacji pracownik/pracodawca — klient. Buduje też pozytywne relacje w zespole, poczucie lojalności i wsparcia.

Po drugie konieczne jest odpowiednie planowanie pracy. Chodzi o myślenie strategiczne i uwzględnienie czynnika ryzyka w wyznaczaniu konkretnych zadań, np. ustalenie na etapie planowania czy możliwe jest wykonywanie tych zadań w ramach pracy zdalnej lub elastycznego czasu pracy (prewencyjnie, jeszcze przed nastąpieniem nieoczekiwanej nieobecności lub konieczności pracy zdalnej).

Po trzecie pomocna jest analiza przeznaczenia zespołu. Chodzi o ustalenie wszechstronności doświadczenia i umiejętności pracowniczych, co w konsekwencji pomoże stworzyć zaplecze dla ewentualnych zastępstw czy konieczności natychmiastowego wstąpienia w obowiązki pracownika-rodzica w sytuacji kryzysowej lub nieprzewidzianej nieobecności.

Po czwarte ważna jest organizacja pracy zdalnej lub pracy w elastycznym charakterze w oparciu o rzeczywiste, precyzyjne oczekiwania wewnętrzne. Doświadczenie pokazuje, że prawidłowo i skrupulatnie wdrożone procedury wewnętrzne pozwalają na utrzymanie efektywności operacyjnej w czasie przejścia na pracę zdalną pracownika-rodzica w sytuacji nagłej.

Po piąte konieczne jest budowanie wewnętrznej tożsamości zespołu (w obszarze motywacji, wsparcia, poczucia integralności w projektach i zadaniach oraz budowanie poczucia zaufania, lojalności). To kluczowe nie tylko dla uniknięcia konfliktów i niedopowiedzeń, ale również dla poczucia tożsamości pracownika-rodzica.

Po szóste ważnym atutem jest większa wrażliwość, zrozumienie i empatia – tak pracodawców, jak i współpracowników. Rodzicielstwo to spore wyzwanie, ale nie musi wpływać negatywnie na zaangażowanie i aktywność zawodową.

W praktyce więc odpowiedni poziom integracji wewnętrznej oznacza lepszą komunikację i zachowanie standardów współpracy, a to umożliwia wypracowanie takich modeli działania/pracy, które w sytuacji kryzysowej będą możliwe do wdrożenia. Dzięki temu w mniejszym zakresie będzie zaburzona bieżąca działalność operacyjna firmy.

Artykuł pt. „Nowe prawa rodziców. Prawnik mówi, jak zorganizować pracę” w firmie ukazał się 17 marca 2024 r. na portalu Business Insider.