Subklauzula 20.1 FIDIC – skuteczne powiadomienie o roszczeniu przez Wykonawcę

W kontraktach realizowanych na podstawie Subklauzuli 20.1 FIDIC, Zamawiający zastrzega konieczność zgłoszenia powiadomienia o roszczeniu w zakresie przedłużenia terminów kontraktowych lub dodatkowej płatności w sytuacji wystąpienia okoliczności, która na podstawie umowy lub okoliczności z nią związanych uprawnia Wykonawcę do takich żądań.

Rolą takiego powiadomienia, które notyfikuje o zdarzeniu mogącym skutkować koniecznością poniesienia przez Zamawiającego wydatków lub o zmianie okresu realizacji umowy, jest m.in. umożliwienie Inżynierowi Kontraktu oraz Zamawiającemu bieżącej weryfikacji zasadności zgłaszanych roszczeń jeszcze w trakcie trwania Kontraktu. Daje to Zamawiającemu możliwość wcześniejszego przygotowania się do poniesienia dodatkowych wydatków lub przedłużenia okresu realizacyjnego. Dzięki temu, Zamawiający może wczesnej zidentyfikować potencjalne problemy na inwestycji, co umożliwia podjęcie działań naprawczych lub negocjacje z wykonawcą lub podmiotami trzecimi, w celu uniknięcia sporów i zapewnienia płynnego przebiegu inwestycji.

Powiadomienie z perspektywy Wykonawcy jest z kolei jednostronną czynnością prawną, która ma na celu przede wszystkim otwarcie ścieżki do procedowania danego roszczenia.

Prawidłowe złożenie powiadomienia, zarówno pod względem terminu oraz samej treści jest wymogiem, którego dopełnianie będzie miało dalszy wpływ na skuteczność procedury roszczeniowej.

Wbrew różnym – często absolutnie sprzecznym z Kontraktem – wymaganiom kierowanym przez Inżynierów lub Zamawiających do Wykonawcy, powiadomienie powinno spełniać jedynie następujące wymogi:

• powinno zostać złożone niezwłocznie, nie później jednak niż 28 dni od kiedy Wykonawca dowiedział się, lub powinien był dowiedzieć się o wydarzeniu lub okoliczności, która uprawnia go do składania powiadomienia,
• musi w swej treści dotyczyć skonkretyzowanych okoliczności lub zdarzeń,
• musi wskazywać również jakiego rodzaju roszczenia może Wykonawca zgłosić w przyszłości w związku z zaistniałą okolicznością.

Termin na zgłoszenie powiadomienia

Termin 28 dni na złożenie powiadomienia jest umownym terminem zawitym do dochodzenia roszczeń Wykonawcy.

Dochowanie terminu powiadomienia powoduje, że Strony powinny przystąpić do dalszej procedury zgłoszonego roszczenia, czyli zgłosić:

• pełne szczegółowe roszczenie w przypadku roszczenia ciągłego, podając – o ile to możliwe – skumulowane opóźnienia lub kwoty oraz dalsze szczegółowe informacje lub
• roszczenie ostateczne.

W przypadku niedochowania tego terminu i zgłoszenia powiadomienia później niż 28 dni od kiedy Wykonawca dowiedział się, lub powinien był dowiedzieć się o wydarzeniu lub okoliczności, dochodzi do utraty uprawnień, które są określone w Subklauzuli 20.1. W takiej sytuacji terminy realizacyjne nie zostaną przedłużone, a Wykonawca nie będzie również uprawniony do dodatkowej płatności.

Przedmiotowe regulacje budziły – i budzą nadal szereg wątpliwości natury prawnej. W polskiej judykaturze pojawiło się wiele orzeczeń, które kwestionowały możliwość skutecznego zastrzeżenia wskazanego, 28-terminu, uznając, że jest to niedozwolone skracanie terminów przedawnienia. Najnowsze wyroki w podobnych sprawach zdają się jednak potwierdzać, że omawiany termin został wprowadzony zgodnie z przepisami prawa i stanowi wynik realizacji zasady swobody umów.

W tym zakresie należy pamiętać jednak, że zawity, 28-dniowy termin nie powinien obejmować swoim zakresem elementów wykraczających poza zakres Kontraktu. Wszelkie roszczenia o roboty dodatkowe czy  realizację ponadnormatywnych wymagań Zamawiającego nie powinny być zatem ocenianie z perspektywy zachowania tego terminu, co potwierdził m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 marca 2017 roku, sygnatura akt: V CSK 449/16.

Treść powiadomienia w zakresie okoliczności

Zamawiający na podstawie wiedzy pozyskanej od Wykonawcy z powiadomienia o roszczeniu, będzie miał możliwość usunięcia problemów, które w przyszłości mogą go np. obciążyć finansowo. Celem podania okoliczności jest więc przekazanie konkretnej informacji, która później będzie mogła być poddana analizie już na etapie składania roszczeń przejściowych czy ostatecznych.

Treść powiadomienia w zakresie roszczeń wykonawcy

Powiadomienie powinno wskazywać również rodzaje roszczeń Wykonawcy, które może on zgłosić w przyszłości. W kontraktach FIDIC jest to:

• zmiana terminów realizacyjnych,
• dodatkowa płatność.

Na tym etapie Wykonawcy nie obciąża obowiązek skonkretyzowania swojego roszczenia, w szczególności poprzez wyliczenie kwoty odpowiadającej karze umownej [1]. Błędne są zatem żądania Zamawiających / Inżynierów Kontraktu w tym zakresie i prowadzą w istocie do zmiany umowy w zakresie wymagań Subklauzuli 20.1 co do formy i treści powiadomienia.

Wyczerpujące wyjaśnienia co do zgłaszanego roszczenia, powinny zostać podane przez Wykonawcę na etapie pełnego szczegółowego roszczenia lub roszczenia ostatecznego.

Warto również pamiętać, że z treści Subklauzuli 20.1 nie wynika obowiązek, aby jej zastosowanie było ograniczone jedynie do roszczeń zgłoszonych na podstawie umownej. Subklauzula 20.1 dotyczy wszelkich roszczeń wynikających z kontraktu bez względu na to czy podstawą tych roszczeń jest przepis kontraktowy czy też przepis ustawowy [2].

Powiadomienie o roszczeniu jest zatem zgłoszeniem Zamawiającemu, że w związku z realizacją przedmiotu umowy pojawiło się wydarzenie lub okoliczność, które może być podstawą roszczenia Wykonawcy o dodatkowy czas lub dodatkowy koszt. Powiadomienie o roszczeniu nie jest jednak roszczeniem, które ma zawierać informacje oraz dowody uzasadniające podstawę roszczenia i uzasadniające żądanie wykonawcy.

Zmiana wymogów co do informacji wymaganych w powiadomieniu nie jest skuteczna, gdyż w tym zakresie musiałoby dojść do zmiany umowy. Należy pamiętać, że zasady współpracy pomiędzy stronami obligują do dążenia polubownego rozwiązywania wszelkich niejasności, tak aby środki publiczne nie były wydatkowane na długie i kosztowne spory. Do tego celu maja zastosowanie zapisy Subklauzuli 20.1, której istota sprowadza się do bieżącego rozwiązywania kwestii powstałych podczas realizacji złożonej inwestycji.

[1] Wyrok SN, Izba Cywilna sygn. akt: II CSKP 217/22 z dnia 17.03.2022 r.

[2] Wyrok SO w Warszawie, XXV Wydział Cywilny sygn. akt: XXV C 1324/16 z dnia 1.07.2019 r.