Ostatnie trzy lata mocno zmieniły sposób prowadzenia biznesu oraz polityki HR przez przedsiębiorców. Epidemia COVID-19 pokazała, że biuro nie musi być jedynym miejscem wykonywania obowiązków służbowych.

Co więcej, dowiodła, że można wydajnie i z pełnym zaangażowaniem pracować, zarządzać procesami oraz pracownikami, a w konsekwencji osiągać cele biznesowe bez względu na miejsce, czas i granice. Dzisiaj możemy swobodnie zlecić wykonywanie pracy osobie dowolnej narodowości, w dowolnym kraju i dowolnym czasie.

Modele i procesy HR elastycznie dopasowują się do tej zmienionej pandemią rzeczywistości biznesowej, ale ustawodawca podąża za tymi zmianami nieśpiesznie. Co prawda w polskich przepisach pojawiły się zmiany dotyczące pracy zdalnej, tyle że nie tak gruntowne jak powinny. Wciąż jest wiele sytuacji, w których nie wiadomo, co zrobić, albo w których pracodawcy nagminnie postępują niezgodnie z przepisami, bo ich nie rozumieją. Takim obszarem jest kwestia ubezpieczenia społecznego pracowników wykonujących pracę zdalnie z zagranicy.

Nie zawsze to będzie Polska

Powszechne jest mylne przeświadczenie, że zatrudnienie w Polsce i wykonywanie pracy zdalnej automatycznie determinuje obowiązek objęcia zabezpieczeniem społecznym w naszym kraju.

Tymczasem z analizy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm., dalej: ustawa systemowa) wynika coś zupełnie innego. Według niej, jeśli pracownik wykonuje pracę w innym kraju, powinien być objęty zabezpieczeniem społecznym tego państwa, gdzie pracuje, a nie tego, gdzie jest zatrudniony.

Zawsze, gdy mamy do czynienia z pracą zdalną z innego kraju, pracodawca i pracownik powinni najpierw ustalić kraj zabezpieczenia społecznego. Najczęstszym błędem w tym zakresie jest przyjęcie z góry, że będzie to Polska, i złożenie wyłącznie wniosku o wydanie zaświadczenia A1 (wniosek US-3). Tymczasem jeśli pracownik został skierowany do wykonywania pracy zdalnej i wykonuje ją poza Polską oraz nie mieszka na stałe na terenie naszego kraju, a jednak chce być objęty tu ubezpieczeniem, to nie wystarczy. Wcześniej pracodawca powinien (jeśli w danym przypadku procedura zezwala na taki krok) złożyć wniosek o zawarcie porozumienia wyjątkowego z organem rentowym lub inną tego typu instytucją w kraju wykonywania pracy zdalnej (wniosek US-36).

Dopiero po zawarciu takiego porozumienia należy pozyskać zaświadczenie o objęciu zabezpieczeniem społecznym pracownika w Polsce. Trzeba przy tym pamiętać, że ostatecznie decyzja o zawarciu takiego porozumienia i warunkach należy do państwa, w którym praca zdalna ma być wykonywana.

Praca zdalna a delegowanie

Kwestią powodującą mnóstwo problemów jest również odróżnienie pracy zdalnej od delegowania do pracy w kraju innym niż kraj uprzedniego wykonywania pracy u pracodawcy i kraj zamieszkania. Z uwagi na brak rozdzielenia procedur związanych z ubezpieczeniem społecznym dotyczących pracy zdalnej i pracy na podstawie oddelegowania zdarza się w tym zakresie wiele niewłaściwych praktyk – zarówno ze strony pracodawców, pracowników, jak i organu rentowego.

Jeżeli praca zdalna jest wykonywana w kraju, w którym pracownik nie mieszka stale, nie można bezkrytycznie stosować zasad przyjętych dla pracy w delegacji. Żeby prawidłowo załatwić zabezpieczenie społeczne pracowników wykonujących pracę zdalną poza Polską, należy:

1. Dopełnić wszystkich przewidzianych prawem obowiązków dotyczących wykonywania pracy zdalnej, tzn. wprowadzić odpowiednie procedury wewnętrzne w firmie – to bardzo ważne, by proces ten został przeprowadzony prawidłowo, ponieważ okręgowe inspektoraty pracy prowadzą wzmożone kontrole realizacji tych obowiązków przez pracodawców.

2. Ustalić, w jakim kraju będzie wykonywana praca.

3. Ustalić, czy ten kraj ma podpisaną umowę o zabezpieczeniu społecznym z Polską (chyba że chodzi o państwo w UE, EOG lub Szwajcarię). Jeśli taka umowa istnieje, trzeba sprawdzić, na jakich zasadach będzie się odbywać zabezpieczenie społeczne i w którym kraju pracownik będzie objęty obowiązkiem składkowym (w wysyłającym czy w docelowym).

4. Zgłosić pracownika do ubezpieczeń zgodnie z zasadami ustawy systemowej lub w państwie docelowym.

5. Jeśli jest to kraj UE, EOG lub Szwajcaria, ewentualnie kraj będący stroną umowy międzynarodowej – w celu potwierdzenia objęcia zabezpieczeniem społecznym w Polsce konieczne będzie pozyskanie zaświadczenia A1. Jeśli nie ma takiego dokumentu, trzeba opłacać składki w kraju, gdzie jest wykonywana praca.

Przykład

Pracodawca ma przedsiębiorstwo działające w branży IT. Niedawno zawarł kontrakt z nowym klientem i musi w związku z tym zapewnić obsadę zespołów programistów z odpowiednimi kompetencjami. W tym celu rozpoczyna rekrutację. Udaje mu się pozyskać świetnego kandydata. Jest to Francuz, który ma narzeczoną w Polsce, więc docelowo chce mieszkać u nas, ale obecnie opiekuje się chorą matką w Norwegii i stamtąd chce pracować. Umowa o pracę to jedyna forma zatrudnienia, na którą się zgadza.

Pracodawca zawiera z nim umowę na czas nieokreślony. Następnie, na jego wniosek, udziela mu zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Nowy pracownik ma status rezydenta podatkowego w Norwegii, więc tam będzie płacił podatki.

Jak już powiedzieliśmy, pracodawca musi najpierw ustalić, czy Polska zawarła umowę o zabezpieczeniu społecznym z krajem, gdzie będzie wykonywana praca. W przypadku Norwegii jest to oczywiste, ponieważ chodzi o kraj EOG. W związku z tym pracodawca ustala, że pracownik będzie podlegał ustawodawstwu Norwegii w zakresie zabezpieczenia społecznego (lex loci laboris). Dla pracownika nie jest to dobra wiadomość, ponieważ składki w Norwegii są o wiele wyższe niż w Polsce, poza tym zamierza on w niedługim czasie na stałe zamieszkać w Polsce. Dlatego zgłasza pracodawcy, że chce być objęty zabezpieczeniem społecznym w naszym kraju.

Pracodawca zgłasza go więc do ubezpieczenia w ZUS i opłaca składki. Dodatkowo, w celu zabezpieczenia interesu pracownika na wypadek ewentualnej kontroli, pozyskuje zaświadczenie A1, które służy ustaleniu państwa właściwego do wymiaru i poboru składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu wykonywania działalności gospodarczej lub świadczenia pracy najemnej za granicą. W ten sposób pracownik może bez problemu wykonywać pracę zdalną u tego pracodawcy, mieszkać w Norwegii i być zabezpieczony społecznie w Polsce.

Częstym błędem pracodawców jest przerzucanie obowiązku załatwienia spraw związanych z zabezpieczeniem społecznym na pracownika. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy pracodawca nie ma wiedzy w tym zakresie, bo np. kraj docelowy jest poza UE i EOG. Nakładanie na pracownika obowiązków ustalania wszystkich szczegółów i dopełniania formalności prowadzi do wielu błędów i problematycznych sytuacji. Tymczasem co do zasady obowiązek zgłoszenia i obowiązek zabezpieczenia społecznego pracownika spoczywa w przeważającej części na płatniku, tj. pracodawcy.

Pracodawcom brakuje informacji

Kluczową kwestią, pozwalającą uniknąć pomyłek, jest polityka informacyjna organu rentowego. Na dzisiaj – niewystarczająca. Zarówno płatnicy, jak i pracownicy często nie wiedzą dokładnie, w jaki sposób przejść przez procedurę i prawidłowo wykonać obowiązki. W wielu przypadkach okazuje się również, że organ rentowy nie ma wystarczającego zaplecza merytorycznego do przeprowadzenia płatnika przez cały proces – również z uwagi na to, że procedura ZUS nie przewiduje wprost postępowania w odniesieniu do wykonywania pracy zdalnej za granicą. Z tego powodu dochodzi do wielu pomyłek i błędnego stosowania procedur – bo nie zostały one czytelnie wydzielone dla pracy zdalnej poza granicami Polski.

Najlepszą receptą na wyeliminowanie problematycznych sytuacji byłyby więc: pogłębienie współpracy między przedsiębiorcami a ZUS w tym zakresie, jasne wydzielenie procedur dla pracy zdalnej, określenie sposobów wykorzystania dotychczas działających rozwiązań i bardzo intensywna działalność informacyjna i instruktażowa ze strony ZUS. Co do pracodawców, kluczowe są otwartość na współpracę z ZUS, zaangażowanie w wypracowanie nowych ścieżek działania, samokształcenie i – w razie potrzeby – korzystanie ze wsparcia profesjonalistów.

Artykuł ukazał się w Dzienniku Gazeta Prawna 14 listopada 2023 roku.