Zewnętrzny monitoring płatności i windykacja, a relacje biznesowe z kontrahentem

Wewnętrzny dział windykacji, czy kancelaria zewnętrzna?

Statystyki wskazują, że to szybki rozwój sektora małych i średnich przedsiębiorstw przyczynił się do dynamicznego rozwoju zewnętrznego monitoringu należności, który jest fazą zapobiegającą dalszej windykacji. Coraz więcej przedsiębiorstw staje przed wyborem: czy angażować etatowych pracowników i tworzyć wewnętrzny dział windykacji, czy zlecić obsługę w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu. Odpowiedź jest stosunkowo prosta: przedsiębiorcy wybierają opcję tańszą dla swojej firmy. Jednocześnie często zapominają o skuteczności w dochodzeniu swoich finansów. Zbadanie relacji między sumą odzyskanych kwot pomniejszonych o koszty zewnętrznej windykacji, a różnicą między kwotami odzyskanymi przez potencjał wewnętrzny firmy i ich kosztami powinno dać menedżerom wstępną orientację, co bardziej się opłaca. Ostateczną odpowiedź da policzenie pozostałych kosztów – etatów, szkoleń, zakupu narzędzi IT.

Jak zareaguje kontrahent?

Wielu przedsiębiorców spotyka się z oporem przed monitoringiem należności – niezależnie, czy wewnętrznym, czy zewnętrznym, z uwagi na obawę o relacje biznesowe z kontrahentem. Jak pokazują badania rynku, niesłusznie. Ponad 70% przedsiębiorców wskazuje, że w przypadku zatorów płatniczych ich zobowiązania wobec dostawców/kontrahentów spadają na ostatnie miejsce, po zaspokojeniu należności wobec pracowników, banków oraz zobowiązań budżetowych. I tutaj niestety pojawia się problem definiowany w branży wprost ,,kto pierwszy ten lepszy”.

Aby zapobiec takim sytuacjom warto już we wstępnej fazie współpracy przedstawić jasne jej zasady. Taki kontrahent jawi się jako rzetelny partner. Lepiej zapobiegać, niż działać po fakcie. Przekazując monitoring płatności, a w późniejszej fazie ewentualną windykację kancelarii zewnętrznej prezentujemy się jako partnerzy zorientowani, solidni oraz odpowiednio zabezpieczeni. Jeżeli nowy klient już przy nawiązaniu współpracy dostanie informację, że płatnościami w firmie zajmuje się zewnętrzna kancelaria, z pewnością te zobowiązania będzie regulował jako bardziej priorytetowe. Takimi narzędziami jest chociażby umieszczenie na fakturze pieczęci prewencyjnej, informacji o obsłudze zaległości przez zewnętrzną kancelarię prawną, czy informacji o współpracy z biurem informacji gospodarczej. Są to narzędzia szczególnie skuteczne, albowiem wiele pomiotów – często również i w fazie inwestowania, nie chce zaprzepaścić swojej pozytywnej historii kredytowej.

O ile w niektórych przypadkach zwłoka w zapłacie to rzeczywiście jednorazowa sytuacja spowodowana chwilową utratą płynności finansowej, o tyle aż 25% firm zalegających w płatnościach praktykuje permanentne kredytowanie się kosztem innych. A to nie jest już przejawem nielojalności biznesowej, a zamierzonym działaniem dającym nieuczciwemu kontrahentowi możliwości rozwoju przy jednoczesnym ograniczeniu ich dostawcy, któremu z płatnością zalega.

Po kilkunastu latach gromadzenia doświadczenia w zarządzaniu wierzytelnościami, widzimy że świadome wybory oraz weryfikacja przyszłych i bieżących partnerów i klientów w ponad 90% eliminują ryzyko ich niewypłacalności. Możliwości weryfikacyjne w tym zakresie daje szereg produktów dobieranych pod specyfikę branży naszego klienta, jak chociażby współpraca z biurami informacji gospodarczej.

Prawnicy – profesjonaliści – działają rzetelnie

Zorganizowany system zarządzania wierzytelnościami w kancelarii specjalizującej się w tej tematyce, dobrze dobrani eksperci, doskonale zorganizowane zaplecze IT oraz odpowiednie produkty dostosowane do specyfiki działalności zlecającego podmiotu, pozwalają organizować pracę w sposób pro-biznesowy i w żadnym przypadku nie wpływają negatywnie na relacje z kontrahentami, czego często obawiają się właściciele firm.

W sektorze należności biznesowych, na pierwszy plan wysuwają się wiedza oraz doświadczenie specjalistów zatrudnionych w  kancelarii prawnej prowadzącej postępowania na drodze polubownej i sądowej. Przygotowani w tym zakresie specjaliści w dłuższym horyzoncie uzyskują zawsze wyższą efektywność windykacji niż przedsiębiorca, dlatego że dysponują doświadczeniem i fachową wiedzą, posiadają specjalistyczne narzędzia IT, stosują różne, odpowiednie do każdego przypadku narzędzia windykacyjne, gwarantują zgodność podjętych działań z prawem, mają dostęp do specjalistycznych baz danych, a także, co nie jest bez znaczenia, nie pozostają w bezpośredniej relacji biznesowej z dłużnikiem.

Jak wskazują wyniki badania satysfakcji przeprowadzonego przez jedną z wiodących kancelarii windykacyjnych, klienci w przeważającej części akcentują plusy współpracy z zewnętrzną kancelarią, polegające na długoterminowej efektywności ekonomicznej, wysokiej jakości usług, przejrzystości procesu windykacyjnego, dostępność różnego rodzaju analiz i raportów oraz zachowaniu dobrego imienia klienta na rynku. Te elementy zaczynają być podkreślane jako równie ważne jak cena usługi, która do niedawna była podstawowym kryterium wyboru firmy zewnętrznej.

Monitoring płatności w obecnych czasach to czyste narzędzie biznesowe i przedsiębiorcy nie powinni mieć oporu w jego stosowaniu. Patrząc długoterminowo należy brać pod uwagę – jak w dobrze przemyślanym biznesplanie – nie, ile to dzisiaj kosztuje, ale ile na tym zarobimy i jakiego niebezpieczeństwa możemy uniknąć.

***

Źródła danych:

Badanie „Biznesowy savoir-vivre”, przeprowadzone przez Keralla Research 2017 rok, na zlecenie BIG KRD

Badanie BIG Info Monitor, 09.2018 r.