Klauzula 20.1 WSK reguluje procedurę składania przez Wykonawcę roszczeń oraz ich oceny przez Inżyniera. W swojej treści określa ona zwłaszcza tryb, w jakim roszczenia winny być przedkładane, a także sposób ich weryfikacji wraz z określaniem wpływu na Kontrakt.
Szczególne kontrowersje budzą zwłaszcza terminy dotyczące składania poszczególnych dokumentów roszczeniowych – czy to powiadomień, roszczeń przejściowych, czy też roszczenia ostatecznego.
W praktyce można spotkać się z bardzo różnym podejściem do tego zagadnienia. W ostatnim czasie dostrzegalny staje się jednak dość niebezpieczny – w mojej ocenie – trend nadawania tym terminom charakteru bezwzględnie wiążącego, wręcz zawitego, z czym wiążą się niekiedy bardzo dotkliwe konsekwencje dla wykonawców.
Takie podejście uważam za rażąco sprzeczne z konstrukcją Subklauzuli 20.1 i to na wielu polach. Ale po kolei.
Powiadomienia o roszczeniach
Zacznijmy od początkowego etapu każdego roszczenia, jakim jest powiadomienie.
Zgodnie z klauzulą 20.1: Jeżeli Wykonawca uważa się za uprawnionego do przedłużenia Czasu na Wykonanie czy też do dodatkowej zapłaty na mocy jakiejkolwiek klauzuli niniejszych Warunków lub na innej podstawie związanej z Kontraktem, to winien on powiadomić o tym Inżyniera, opisując wydarzenie lub okoliczność dające podstawę do takiego roszczenia. Powiadomienie winno być przedstawione tak szybko jak tylko jest to wykonalne, i nie później niż w ciągu 28 dni od dnia w którym Wykonawca dowiedział się, lub powinien się dowiedzieć o danym zdarzeniu lub okolicznościach.
Z powyższego zapisu wynika jednoznaczne zobowiązanie do przedkładania powiadomień w sytuacji, gdy Wykonawca uważa, że dana okoliczność (opisana w treści WSK lub związana z Kontraktem w inny sposób) może stanowić podstawę do roszczenia o przedłużenie Czasu na Ukończenie lub dodatkowej zapłaty.
Co szczególnie istotne, kl. 20.1 zakreśla jednoznacznie termin, w jakim takie powiadomienie winno zostać złożone wraz z określeniem skutków jego niedotrzymania: Jeżeli Wykonawca nie zgłosi roszczenia w terminie 28 dni, to Czas na Wykonanie nie zostanie przedłużony, Wykonawca nie będzie uprawniony do dodatkowej zapłaty, a Zamawiający będzie zwolniony z wszelkiej odpowiedzialności z tytułu roszczenia. W przeciwnym przypadku znajdują zastosowanie poniższe postanowienia niniejszego rozdziału.
Naruszenie wskazanego, 28-dniowego terminu obwarowane jest zatem sankcją w postaci utraty uprawnień do skutecznego żądania zmiany terminów realizacji Kontraktu (Czasu na Ukończenie) oraz dodatkowej płatności, a także zwolnieniem Zamawiającego z odpowiedzialności z tytułu takiego roszczenia.
Ten aspekt – co do zasady – nie powinien budzić wątpliwości: nie dotrzymujesz terminu na złożenie powiadomienia – tracisz roszczenie.
Oczywiście kwestia skuteczności takiego zastrzeżenia umownego budzi szereg kontrowersji zarówno w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa zamówień publicznych, niemniej jest to kwestia tak szeroka, że wymagałby oddzielnego opracowania, które nie jest przedmiotem tej publikacji.
Roszczenia: przejściowe, ostateczne
Złożenie powiadomienia stanowi pierwszy krok dla wykonawcy i podstawę do składania roszczeń.
Klauzula 20.1 precyzuje nam, jak powinny wyglądać kolejne działania wykonawcy w tym zakresie:
W ciągu 42 dni od dnia, kiedy Wykonawca dowiedział się, lub powinien się dowiedzieć, o wydarzeniu lub okolicznościach stanowiących podstawę do roszczenia, lub w innym terminie zaproponowanym przez Wykonawcę i zatwierdzonym przez Inżyniera, Wykonawca winien przesłać do inżyniera kompletne roszczenie, obejmujące wszystkie szczegóły na poparcie podstawy roszczenia o przedłużenie czasu czy też o dodatkową zapłatę. Gdy zdarzenie lub okoliczność, dające podstawę do roszczenia, ma działanie ciągłe, to:
(a) takie roszczenie będzie uznane za przejściowe;
(b) Wykonawca przedstawi dalsze przejściowe roszczenia w odstępach miesięcznych, podając w nich narastające opóźnienie czy też kwoty roszczenia, oraz takie dalsze szczegóły jakich inżynier może w racjonalny sposób zażądać; oraz
(c) Wykonawca winien przesłać ostateczne roszczenie w ciągu 28 dni od ustania skutków, wynikających ze zdarzenia lub okoliczności, lub w innym terminie, jaki może zostać zatwierdzony przez inżyniera na wniosek Wykonawcy.
Cytowany zapis wskazuje na funkcjonowanie w klauzuli 20.1 trzech terminów dotyczących składania roszczeń tj.
1. terminu 42-dniowego na złożenie kompletnego roszczenia, liczonego od dnia, w którym Wykonawca dowiedział się, lub powinien się dowiedzieć, o wydarzeniu lub okolicznościach stanowiących podstawę do roszczenia, lub w innym terminie zaproponowanym przez Wykonawcę i zatwierdzonym przez Inżyniera
2. odstępy miesięczne na składanie roszczeń przejściowych, gdy zdarzenie lub okoliczność będąca podstawą roszczenia ma działanie ciągłe
3. terminu 28-dniowego na złożenie ostatecznego roszczenia, liczonego od ustania skutków, wynikających ze zdarzenia lub okoliczności roszczenia, lub w innym terminie zatwierdzonym przez inżyniera na wniosek Wykonawcy.
Analizując treść zapisów dotyczących ww. terminów należy wywieść wniosek, iż żaden z tych terminów nie jest obwarowany sankcjami umownymi, co nakazuje nadać im całkowicie odmienny charakter od 28-dniowego terminu na złożenie powiadomienia.
Klauzula 20.1 nie zawiera zatem w zakresie składania roszczeń (odmiennie od powiadomień) terminów, których naruszenie prowadziłyby do utraty przez Wykonawcę uprawnień do roszczeń o zmianę terminów kontraktowych czy dodatkową płatność.
Skoro więc w zakresie 28-dniowego terminu na złożenie powiadomienia obowiązuje w klauzuli 20.1 rygor co do utraty roszczeń, to – jeśli Zamawiający miałby zamiar nadać ww. terminom dotyczącym już samych roszczeń podobny charakter, wskazałby to wyraźnie, wprowadzając do tej klauzuli analogiczne postanowienia. Powinny one stanowić wprost, że niedotrzymanie któregokolwiek z tych terminów skutkuje bezpośrednio utratą prawa do skutecznego dochodzenia roszczenia, a Zamawiający zostaje zwolniony z odpowiedzialności w tym zakresie – co jednak ma miejsce wyłącznie w przypadku samych powiadomień.
Tym samym, wywodzenie z treści klauzuli 20.1, że „utrata roszczenia” dotyczy również przypadków, w których Wykonawca nie dochował terminów na składanie roszczeń (przejściowych, ostatecznych) stanowiłoby nieuprawnioną wykładnie rozszerzającą wobec klauzuli 20.1, sprzeczną z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
W przypadku inwestycji publicznych, przyjęcie odmiennej interpretacji co do ww. regulacji prowadziłoby do naruszenia regulacji PZP. Opis przedmiotu zamówienia, jak również dokumentacja kontraktowa, nie może podlegać późniejszym zmianom w zależności od okoliczności realizacji zamówienia (orzeczenie KIO z dnia 23 lutego 2017 r. sygn. Akt KIO/KD 8/17). W konsekwencji, jeżeli dokumentacja kontraktowa udostępniona na etapie przetargu miała określoną treść, nie można jej swobodnie modyfikować i nakładać na wykonawcę dodatkowych obowiązków na etapie realizacji zamówienia publicznego.
Wnioski
Klauzula 20.1, regulująca tryb składania roszczeń, przewiduje, że wyłącznie 28-dniowemu terminowi na składanie powiadomień można nadać charakter terminu zawitego, którego przekroczenie powoduje utratę przez Wykonawcę uprawnień w zakresie roszczeń o Czas na Ukończenie oraz dodatkową płatność.
Pozostałe terminy wskazane w tej klauzuli tj. termin 42-dniowy na złożenie kompletnego roszczenia, odstępy miesięczne na składanie roszczeń przejściowych czy termin 28-dni na złożenie roszczenia ostatecznego mają charakter wyłącznie instrukcyjny i porządkowy, a ich ewentualne naruszenie nie może rodzić wobec Wykonawcy takich negatywnych konsekwencji, jakie Warunki Kontraktu przypisują naruszeniu ww. 28-dniowego terminu na powiadomienie Zamawiającego o okolicznościach uzasadniających ewentualne roszczenie.
