Wydatki na rekrutację pracownika w kosztach uzyskania przychodu

Podstawą każdej firmy są pracownicy. Dobrze funkcjonujący zespół specjalistów pozwala przedsiębiorcy na sprawne i efektywne prowadzenie działalności gospodarczej. Dzięki zaufanym pracownikom firma może generować przychody i rozwijać swoją działalność.

Podstawową regułą obowiązującą na gruncie podatków dochodowych, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy PIT, jest zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych pod warunkiem istnienia możliwości powiązania tego wydatku z uzyskaniem przychodu, zabezpieczeniem lub zachowaniem jego źródła. Dodatkowo, wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany oraz nie powinien znajdować się w katalogu wyłączeń określonych w ustawach dochodowych (art. 16 ust. 1 ustawy CIT oraz art. 23 ust. 1 ustawy PIT).

W praktyce, przy ustalaniu czy konkretny zakup może być uwzględniony w kosztach podatkowych należy przeanalizować jego celowość – konieczne jest ustalenie czy jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła.Całkowicie inną kwestią jest to czy wydatek faktycznie doprowadzi do powstania przychodu – w tym kontekście istotne jest aby działaniom podatnika można było przypisać przymiot celowości i zasadności. Natomiast rezultat (osiągnięcie przychodu) może mieć jedynie potencjalny charakter.Dodatkowo, nie jest konieczne wystąpienie bezpośredniego związku pomiędzy wydatkiem a określonym przychodem. Zatem wydatki o charakterze pośrednim (ponoszone na ogólną działalność danego podmiotu), o ile są celowe, także mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.Wydatki na rekrutację pracownika co do zasady nie są ustawowo wyłączone z kosztów. Ważne zatem, aby istniał związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy tego typu wydatkami a uzyskaniem przychodu, zachowaniem/zabezpieczeniem jego źródła. Czy związek ten będzie zatem istniał w przypadku wydatków na poszukiwanie pracownika?

Na to pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Celem ponoszenie tego typu wydatków jest bez wątpienia osiągnięcie przychodu, zachowanie i zabezpieczenie jego źródła – działalności gospodarczej. Można nawet wskazać iż jest to de facto cel jedyny. Bez wątpienia dzięki pracownikom przedsiębiorca jest w stanie wywiązywać się ze swoich zobowiązań wobec kontrahentów, gdyż to właśnie głównie pracownicy wykonują pracę na rzecz klienta – wytwarzają zamówione towary czy wykonują usługi. Efektem wydatków na pozyskanie wyszkolonej kadry jest posiadanie kompetentnego zespołu, co wpływa nie tylko na wysokość przychodów w danym podmiocie ale stanowi też bez wątpienia zabezpieczenie źródła tych przychodów – wydatki na rekrutację pracowników to wydatki poniesione na zagwarantowanie ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej, tak aby źródło to przynosiło przychody w przyszłości.

W niektórych przypadkach poza kosztami dotyczącymi wynagrodzenia za usługę wsparcia w pozyskaniu pracownika przedsiębiorcy ponoszą także koszty dojazdu kandydatów na pracowników na spotkanie rekrutacyjne. Może się także zdarzyć, zwłaszcza przy pozyskiwaniu wysoko wykwalifikowanych pracowników, iż spotkanie rekrutacyjne odbywa się np. w restauracji, a za poczęstunek płaci przedsiębiorca.Wydatki te, w określonych okolicznościach – jeśli w danym przypadku są uzasadnioną częścią procesu rekrutacyjnego – także mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Istotne jest tu jednak wykazanie, że tego typu koszty nie miały na celu wywarcia pozytywnego wrażenia na potencjalnym pracowniku (co mogłoby być interpretowane jako wyłączona z kosztów reprezentacja), lecz ich poniesienie ukierunkowane było na faktyczne umożliwienie zrekrutowania pracownika.

Organy podatkowe od dawna akceptują pogląd zgodnie z którym wydatki na wynagrodzenie firm rekrutujących pracowników mogą stanowić koszty podatkowe (np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 16 września 2013 r., IPPB3/ 423-456/13-2/KK).

Z kolei w interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 czerwca 2018 r. (0111- KDIB2-1.4010.194.2018.1.AP) uznano za prawidłowe stanowisko podatnika zgodnie z którym możliwe jest zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na spotkania rekrutacyjne odbywające się w restauracji, jeżeli wynika to ze specyfiki działalności. W interpretacji wskazano: (…) „Celem ww. spotkań nie jest tworzenie i kreowanie pozytywnego wizerunku, uwypuklenie zasobności, profesjonalizmu Wnioskodawcy, lecz stworzenie dogodnych warunków do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i rozmowy z kandydatami do pracy w Spółce. (…) Z racji tego, że Spółka nie ma siedziby w miejscowościach, gdzie znajduje się większość realizowanych inwestycji, rekrutacje odbywają się w punktach gastronomicznych. Należy zaznaczyć, że w chwili obecnej rynek pracy wymusza na pracodawcy konieczność dostosowania się do pracownika i przekonania go do podjęcia zatrudnienia, zwłaszcza jeżeli poszukiwane są osoby z wysokimi kwalifikacjami i doświadczeniem. W związku z powyższym (…) wydatki na skromne usługi gastronomiczne (w restauracjach, kawiarniach), ponoszone w związku z rekrutacją nowych pracowników na stanowiska w Spółce, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT”.

Obecnie, poza korzystaniem z profesjonalnych firm rekrutujących, popularne staje się także wdrażanie u danych podmiotów tzw. programów referralowych, które polegają na wypłacie wynagrodzenia osobie (niekoniecznie musi to być pracownik), która poleciła kandydata do pracy, pod warunkiem, że firma podjęła z nim współpracę. W tym przypadku także nie ma przeciwwskazań aby wypłatę takiego świadczenia zaliczyć do kosztów podatkowych – wydatek ten jest bowiem bez wątpienia ponoszony w celu uzyskania przychodu – zapewnienia sprawnego funkcjonowania pracodawcy poprzez budowę solidnego i kompetentnego zespołu.