Z problemem zaległych płatności boryka się wielu przedsiębiorców. Niezależnie od branży i rodzaju prowadzonej działalności, każdego może spotkać sytuacja, w której klient spóźnia się z uregulowaniem płatności.  Jak zapobiec opóźnieniom? Jak skutecznie wyegzekwować swoje należności?

Prewencja jako podstawa skutecznej windykacji

“Lepiej zapobiegać niż leczyć” to powszechnie znana prawda życiowa, która znajduje zastosowanie również w windykacji. Ale co rozumiemy jako prewencję w procesie odzyskiwania należności?  Najważniejsze aspekty to:

  • zawieranie jasnych i precyzyjnych umów, których zapisy nie budzą wątpliwości. W ich treści powinna znaleźć się informacja o warunkach płatności. Jednym z najistotniejszych, z perspektywy osób zaangażowanych w proces windykacji, fragmentów  treści umowy jest poprawność danych kontrahenta tj. prawidłowa nazwa, informacje o prowadzonej działalności, personalia (NIP i PESEL) oraz dane adresowe.
  • regularny monitoring płatności realizowany przed nadchodzącym terminem zapłaty pozwala zminimalizować opóźnienia. Warto w tym celu wykorzystać dostępne narzędzia, czyli system pozwalający na kontrolowanie terminów, a także umożliwiający szybki kontakt, na przykład wiadomości SMS czy mailowe.
  • stały kontakt z klientem, czyli regularna komunikacja to ważny aspekt pozwalający na monitorowanie przyczyn powstałych opóźnień, a także  aktualizowanie ewentualnych zmian danych klienta.

Co zrobić kiedy nasz klient spóźnia się z płatnością?

Po upływie terminu płatności możemy, a nawet powinniśmy podjąć działania zmierzające do jak najszybszego odzyskania należności. O korzyściach płynących ze sprawnego przystąpienia do czynności windykacyjnych pisałam w artykule Windykacja w praktyce: im szybciej tym skuteczniej.

Zbiór wszystkich działań zmierzających odzyskania należności bez konieczności zwracania się do sądu określamy mianem windykacji polubownej. Na tym etapie można skorzystać z szerokiego wachlarza narzędzi wspierających wierzyciela, wśród których kluczową rolę odgrywają:

  • komunikacja,
  • negocjacje,
  • mediacje,
  • porozumienie,
  • wezwanie do zapłaty.

Jeżeli wierzycielowi nie uda się porozumieć z dłużnikiem, a zadłużenie pozostanie niespłacone, można przystąpić do tak zwanej twardej windykacji, czyli skierować sprawę do sądu, a następnie na drogę przymusowego egzekwowania należności- egzekucji komorniczej. Twarda windykacja powinna być stosowana dopiero wtedy, gdy zawiodły inne próby porozumienia się z dłużnikiem. Powoduje zwiększenie kosztów, ale zarazem zapewnia wierzycielowi swego rodzaju zabezpieczenie przysługującej mu wierzytelności/należności.

W tym miejscu warto wspomnieć, że skorzystanie usług profesjonalnego pełnomocnika znacząco przyspiesza cały proces odzyskiwania należności. Posiadając narzędzia do masowego podejmowania działań, można zaoszczędzić czas i pieniądze. Windykacja prowadzona przez zewnętrzną firmę nie tylko pozwala przedsiębiorstwu zachować płynność finansową, ale również bardzo korzystnie oddziałuje na wizerunek przedsiębiorcy/wierzyciela.

Podsumowanie

Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Umiejętne przygotowanie się do transakcji,  monitorowanie płatności i szybkie reagowanie na opóźnienia są szczególnie istotne w procesie zarządzania wierzytelnościami. Korzystając z bogatego doświadczenia, wiedzy oraz szeregu narzędzi stosowanych przez profesjonalnego pełnomocnika, można istotnie zwiększyć ochronę przed nieuczciwymi kontrahentami, zminimalizować ryzyko błędów, odciążyć przedsiębiorstwo w procesie windykacji, a także znacząco wpłynąć na poprawę płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Skuteczna windykacja to połączenie działań prewencyjnych i sprawnej komunikacji oraz korzystania ze wsparcia z zewnątrz. 

Autorka jest praktykiem z 10+ lat doświadczenia. Jej spostrzeżenia są oparte o pracę dla klientów z różnych sektorów, obsługiwała zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa, jak i duże firmy i grupy kapitałowe.

W sprawach związanych z zarządzaniem wierzytelnościami zapraszamy do kontaktu z Wojciechem Romanowskim: w.romanowski@dsk-kancelaria.pl