W realiach prowadzenia działalności gospodarczej, zarządzanie płynnością finansową nie sprowadza się jedynie do reagowania na opóźnienia w płatnościach. Coraz więcej firm – zarówno MŚP, jak i dużych przedsiębiorstw – decyduje się na wdrożenie działań prewencyjnych, pozwalających minimalizować ryzyko powstania przeterminowanych należności. Kluczowym narzędziem w tym zakresie staje się monitoring płatności przed terminem.  

W niniejszym artykule opiszę znaczenie wczesnego monitoringu płatności, jego praktyczne aspekty oraz narzędzia, które pozwalają skutecznie wdrożyć ten proces w codzienne funkcjonowanie firmy.

Na czym polega monitoring należności przed terminem płatności?

Proces monitoringu płatności przed terminem to aktywne i systematyczne śledzenie stanu wystawionych faktur, skoncentrowane na tych, których termin płatności się zbliża, lecz jeszcze nie upłynął. Celem tego procesu jest przypominanie kontrahentom o zbliżającej się dacie płatności i tym samym diagnozowanie oraz zmniejszanie ryzyka opóźnień.

Analiza historii płatności pozwala prognozować, którzy kontrahenci są bardziej skłonni do opóźnień i w związku z tym należy szczególnie uważnie przyglądać się regularności dokonywanych przez nich wpłat. Monitoring koncentruje się również na weryfikacji danych płatniczych, czyli sprawdzaniu poprawności informacji niezbędnych do uregulowania należności. Dąży także do ustandaryzowania i zwiększenia skuteczności prawidłowego doręczenia faktur kontrahentom.

Dlaczego warto monitorować płatności przed terminem?

Z perspektywy specjalisty do spraw zarządzania wierzytelnościami mogę wskazać wiele korzyści płynących z podjęcia przez przedsiębiorców działań prewencyjnych, w tym monitoringu płatności:

  • Poprawa płynności finansowej – przypomnienie o płatności wysłane na 3 do 5 dni przed terminem jest często wystarczające aby faktura została opłacona w terminie. To najprostsze i najskuteczniejsze narzędzie wzmacniające dyscyplinę płatniczą kontrahentów oraz budujące kulturę terminowych rozliczeń.
  • Wczesne wykrycie ewentualnych problemów z terminową spłatą – na tym etapie można wychwycić unikanie lub brak kontaktu jeszcze przed terminem płatności. Taka postawa przedsiębiorcy może stanowić zwiastun jego potencjalnych trudności finansowych.
  • Zmniejszenie kosztów windykacji – szybka reakcja pozwala zwiększyć szansę uniknięcia tzw. twardej windykacji, czyli etapów: sądowego i egzekucyjnego, które są bardziej czasochłonne i kosztowne.
  • Budowanie pozytywnych relacji z klientem – jeżeli działania monitoringowe prowadzone są delikatnie i profesjonalnie, nie jawią się jako presja, lecz dbałość o przejrzystość rozliczeń i transparentność. 

Rola kancelarii prawnej w prewencji zatorów płatniczych

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się powierzyć monitoring płatności kancelarii prawnej zajmującej się szeroko rozumianą obsługą wierzytelności. Usługa monitoringu, jako stałego elementu współpracy związanej z późniejszą windykacją zaległych płatności, stanowi proaktywne zabezpieczenie płynności finansowej. W ten sposób minimalizuje się ryzyko zatorów płatniczych i buduje zdrowsze relacje z kontrahentami. Skorzystanie z takich usług oferuje szereg korzyści, m.in:

  • Bezpieczeństwo prawne – już na etapie przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności należy zastosować odpowiednią treść komunikatu, która stanowi część dokumentacji niezbędnej do ewentualnych działań windykacyjnych. Dodatkowo przekaz powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami i dostosowany do rodzaju działalności przedsiębiorstwa.
  • Zautomatyzowany system przypomnień – specjalistyczne narzędzia systemowe pozwalają automatycznie wysyłać wiadomości w określonych interwałach, np. 5 dni przed terminem płatności lub w dniu planowanego transferu środków, w zależności od potrzeb.
  • Monitoring na dużą skalę – możliwość jednoczesnej obsługi nawet kilkudziesięciu tysięcy spraw przy zachowaniu terminowości i jednolitej formy powiadomień esemesowych i mailowych.

Praktyki monitoringu stosowane w firmach

Powszechną i skuteczną praktyką stosowaną w monitoringu jest Outsourcing tej usługi, którego liczne korzyści opisałam powyżej.

Standardem w monitoringu są przypomnienia SMS i e-maile wysyłane na 3 do 5 dni przed terminem płatności, jak również kontakt telefoniczny w spodziewanego transferu środków. Osoby zajmujące się monitoringiem zwykle rozpoczynają kontakt od upewnienia się, że dokumenty/faktury zostały odebrane przez płatnika i kontrahent posiada wszystkie potrzebne dane do przelewu. W ten sposób subtelnie przypominają o zbliżającym się terminie płatności.

Wiele firm stosuje integrację systemu CRM (Customer Relationship Management) z programem do fakturowania, co umożliwia automatyczne wysyłanie powiadomień. Ta zautomatyzowana wymiana danych zapewnia również kompleksowy wgląd w historię relacji z klientem.

Należy również pamiętać o wymogu potwierdzenia odbioru faktury. Ta informacja ułatwia przepływ informacji, natomiast jej brak przyspiesza reakcję na ewentualne opóźnienia.

Niektóre firmy stosują rabaty przyznawane za wcześniejsze dokonanie płatności jako zachętę do terminowego regulowania należności. Są to niewielkie zniżki (1-2%), które początkowo mogą wydawać się stratą dla przedsiębiorcy. W rzeczywistości jednak stanowią rodzaj strategii, która w dłuższej perspektywie zapewnia konkretne korzyści finansowe związane z zachowaniem płynności finansowej, redukcji ryzyka utraty należności, mniejszych kosztów windykacyjnych. Takie rozwiązanie może wzmocnić relacje z klientem, a także pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

Monitoring płatności jako element strategii finansowej

Profesjonalnie prowadzony monitoring należności powinien stanowić integralny element szerszej strategii zarządzania ryzykiem. Warto połączyć go z polityką oceny kontrahentów, systemem alertów wewnętrznych, optymalizacją zarządzania polityką finansową przedsiębiorstwa. Monitoring to nie tylko działania operacyjne, ale również strategiczna praktyka bezpośrednio wpływająca na stabilność i możliwość rozwoju przedsiębiorstwa. 

Gwarantem skuteczności opisywanego procesu jest także ścisła współpraca między działami – finansowym, handlowym i prawnym. Sektor handlowy posiada bezpośredni kontakt z klientem, dzięki któremu może z odpowiednim wyprzedzeniem sygnalizować pojawiające się problemy z płatnościami. Dział finansowy, zarządzając płynnością przepływu środków, nadzoruje proces odzyskiwania należności. Natomiast dział prawny angażuje się w proces egzekwowania należności. Współdziałanie i wymiana informacji między poszczególnymi jednostkami wewnątrz firmy umożliwia efektywne reagowanie na wszelkie zatory płatnicze oraz wspólne dążenie do uzyskiwania jak najlepszych wyników finansowych przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Monitoring płatności przed terminem to narzędzie, które łączy nieskomplikowane działania z bardzo wysoką skutecznością. Wpływa na zachowanie płynności finansowej oraz wspiera budowanie pozytywnych i profesjonalnych relacji z klientami. Przed rozpoczęciem działań związanych z monitorowaniem płatności warto rozważyć współpracę z kancelarią prawną, której pracownicy nie tylko egzekwują zaległe płatności ale też aktywnie monitorują sprawny przepływ środków. W ten sposób można zapewnić oszczędność i wzmocnić bezpieczeństwo finansowe prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. 

Autorka jest praktykiem z 10+ lat doświadczenia. Jej spostrzeżenia są oparte o pracę dla klientów z różnych sektorów, obsługiwała zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa, jak i duże firmy i grupy kapitałowe.

W sprawach związanych z zarządzaniem wierzytelnościami zapraszamy do kontaktu z Wojciechem Romanowskim: w.romanowski@dsk-kancelaria.pl