25 września 2024 roku to data, o której mówi obecnie większość przedsiębiorców w Polsce. Chodzi oczywiście o wejście w życie tzw. „ustawy o sygnalistach”. Ustawa ta, poza zwróceniem uwagi na istotne problemy związane z kulturą organizacyjną i współpracą gospodarczą, rzuca również cień na od dawna ustalone procedury wewnętrzne w firmach. Wprowadzenie nowych rozwiązań prawnych i funkcjonalnych to bowiem nie lada wyzwanie. Pomijając gorący temat możliwego przesunięcia daty wejścia w życie przepisów (mówi się, że mogłaby to być 1 stycznia 2025 roku), większość zobowiązanych podmiotów jest już na finiszu przygotowań. Procedury są formalnie opracowane, a wewnętrzne konsultacje trwają lub zostały zakończone.

Najważniejsze wnioski i wyzwania związane z wdrożeniem ustawy

Jakie wnioski można wyciągnąć na dziś? Z jakimi problemami i wątpliwościami zmagają się przedsiębiorcy?

1. Zrozumienie idei wdrożenia procedury sygnalistów

Najczęstszym problemem jest zrozumienie samego celu wdrożenia procedury. Jej celem jest ułatwienie, a nie komplikowanie procesów wewnętrznych w organizacjach. Przedsiębiorcy narzekają jednak na ogólnikowość przepisów określających ich obowiązki, które ich zdaniem są zbyt niejasne i mogą prowadzić do nadinterpretacji. Dotyczy to przede wszystkim określenia formy zgłoszeń dla poszczególnych przypadków. Nie mają pewności, czy ustawa rzeczywiście daje im swobodę wyboru odpowiednich kanałów – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

2. Informowanie pracowników i współpracowników o procedurze

Wielu przedsiębiorców nie wie, jak poprawnie wypełnić obowiązki informacyjne związane z wprowadzeniem procedury, zwłaszcza w kontekście procesów rekrutacji nowych pracowników i współpracowników. Zasady informowania wymagają wyboru odpowiedniej technologii, ale problemy pojawiają się w innych obszarach. Wielu przedsiębiorców dostosowało w tym celu narzędzia i systemy informatyczne wykorzystywane wewnętrznie. Często pojawiają się pytania, jak udostępniać dostęp do tych systemów osobom spoza organizacji, nie narażając się na ryzyka związane z ochroną danych osobowych czy tajemnicy przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy obawiają się także, że nie będą w stanie odpowiednio reagować na dużą liczbę zgłoszeń.

3. Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi

Często pojawia się błędne przekonanie, że sygnalista jest nietykalny. Warto podkreślić, że ochrona sygnalisty ogranicza się wyłącznie do zgłoszeń naruszeń. Każde inne działanie, np. wyciągnięcie konsekwencji służbowych, jest w pełni uzasadnione, jeśli nie jest związane z dokonanym zgłoszeniem.

4. Zakres naruszeń w katalogu naruszeń

Przedsiębiorcy zastanawiają się, jakie naruszenia powinny znaleźć się w katalogu. Zgodnie z ustawą, katalog ten musi zawierać naruszenia wymienione w przepisach, ale może również obejmować inne, istotne dla organizacji przypadki. Katalog powinien być precyzyjny i dostosowany do potrzeb organizacji, ale jednocześnie nie powinien być nadmiernie rozbudowany.

5. Organizacja kanałów alternatywnych

Pojawiają się pytania o organizację tzw. kanałów alternatywnych, służących do zgłaszania naruszeń popełnionych przez Pełnomocników ds. Zgłoszeń. Sieć zależności w tym zakresie nie jest skomplikowana, ale wymaga dokładnego określenia zasad i wyznaczenia alternatywnego podmiotu, który będzie odpowiedzialny za odbieranie takich zgłoszeń.

6. Zgłoszenia anonimowe

Na początku wielu przedsiębiorców zakładało, że zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo, jednak to przedsiębiorca decyduje, czy takie zgłoszenia będą uwzględniane. Często przedsiębiorcy rezygnują z przyjmowania anonimowych zgłoszeń, obawiając się ich nadmiaru oraz zgłoszeń nieprawdziwych.

7. Odpowiedzialność przedsiębiorcy za naruszenia

Przedsiębiorcy niekiedy obawiają się, że będą ponosić pełną odpowiedzialność za naruszenia wynikające z procedur. Należy pamiętać, że przepisy chronią również przed nieuczciwymi zgłoszeniami. Sygnalista, który świadomie zgłasza nieprawdziwe informacje, może ponieść odpowiedzialność za powstałe szkody, w tym za naruszenie dóbr osobistych, a także odpowiedzialność karną.

Podsumowanie

Czy jesteś przygotowany? Choć formalne kwestie są już jasne, pełne wdrożenie i zrozumienie nowych obowiązków zajmie trochę czasu. Zamieszanie wokół ustawy oraz medialna histeria nie pomogły w jej zrozumieniu, co sprawia, że przedsiębiorcy postrzegają nowe przepisy jako zło konieczne. Jednak odpowiednie przygotowanie może znacząco ułatwić dostosowanie się do nowych wymagań.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak odpowiednio przygotować swoją firmę do wdrożenia procedury sygnalistów, skontaktuj się z naszymi ekspertami ds. prawa pracy. Jakie są Twoje kolejne kroki, aby zapewnić zgodność z przepisami?

Kontakt:

Piotr Rygorowicz: p.rygorowicz@dsk-kancelaria.pl

Tekst pt. Ochrona sygnalistów. Siedem najczęstszych problemów z rozwiązaniami, autorstwa Piotra Rygorowicza ukazał się na portalu Business Insider 25 września 2024 roku.