Zaległy urlop wypoczynkowy nie przepada z końcem roku, ale należy go wykorzystać do 30 września następnego roku, a roszczenie o udzielenie wolnego przedawnia się po trzech latach.
Prawo do urlopu wypoczynkowego to jedno z podstawowych uprawnień pracownika wynikających z kodeksu pracy. Jego celem jest zapewnienie osobie zatrudnionej odpoczynku od pracy, regeneracji sił oraz zachowania zdrowia psychicznego i fizycznego.
Urlop wypoczynkowy – ile dni i dla kogo?
Zgodnie z kodeksem pracy, pracownikowi przysługuje coroczny, nieprzerwany, płatny urlop wypoczynkowy. Jest to prawo niezbywalne – pracownik nie może się go zrzec.
Wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wynosi 20 dni (przy stażu poniżej 10 lat) lub 26 dni (powyżej 10 lat). Do stażu wlicza się także okresy nauki. Warto dodać, że w niektórych zawodach wymiar urlopu jest wyższy – np. nauczyciele zatrudnieni w szkołach z feriami mają prawo do urlopu w wymiarze odpowiadającym feriom szkolnym (zwykle ok. ośmiu tygodni), a nauczyciele z placówek nieferyjnych – 35 dni roboczych (art. 64-65 Karty Nauczyciela). Policjanci mają 26 dni urlopu, a urzędnicy służby cywilnej mogą liczyć na dodatkowy urlop po pięciu latach pracy (art. 105 ustawy o służbie cywilnej).
Urlop obecny i zaległy
Urlop bieżący to urlop przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Powinien on być udzielany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 k.p.). Udzielenie urlopu powinno nastąpić zgodnie z planem urlopów, ustalanym przez pracodawcę, po konsultacji z pracownikiem, lub – w razie braku planu – w porozumieniu z pracownikiem. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna z nich powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 k.p.).
Zdarza się jednak, że pracownik nie wykorzysta urlopu w danym roku. Wówczas mamy do czynienia z urlopem zaległym. Pracodawca ma obowiązek udzielić niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy – to on odpowiada za organizację czasu pracy i zapewnienie wykorzystania urlopów przez pracowników.
Przykład:
Jeśli Jan Kowalski nie wykorzystał 10 dni urlopu w 2024 roku, pracodawca musi mu je udzielić do 30 września 2025 roku. Niedopełnienie tego obowiązku przez pracodawcę może skutkować nawet odpowiedzialnością wykroczeniową.
Przedawnienie urlopu – czy urlop przepada?
W praktyce często spotykaną sytuacją jest kumulowanie urlopów zaległych. Jednak z punktu widzenia prawa pracy, pracodawca nie może dopuścić do zalegania urlopów przez wiele lat – jest zobowiązany do ich planowego udzielania. Może nawet wysłać pracownika na urlop zaległy przymusowo, bez jego zgody, jeśli zbliża się termin przedawnienia.
Urlop wypoczynkowy nie przepada z końcem roku, ale nie jest też wieczny. Roszczenie o urlop przedawnia się z upływem trzech lat od końca roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 291 § 1 k.p.).
Przykład:
Jeśli prawo do urlopu powstało w 2022 roku, przedawnienie nastąpi z końcem 2025 roku. Po tym terminie pracownik nie może skutecznie domagać się udzielenia urlopu ani ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Urlop a szczególne sytuacje – przesunięcia, odwołania, ekwiwalent
Zdarza się, że urlop nie może być wykorzystany w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, np. choroba, odosobnienie z powodu choroby zakaźnej, powołanie na ćwiczenia wojskowe, urlop macierzyński (art. 165 k.p.). Wówczas pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Podobnie, część urlopu niewykorzystaną z tych przyczyn należy udzielić w terminie późniejszym (art. 166 k.p.).
Artykuł Z urlopu trzeba korzystać. Prawo do niego nie jest wieczne został opublikowany w dzienniku Rzeczpospolita 26 czerwca 2025 roku.
