Rzeczpospolita | ZFŚS – jak tworzyć, jak nim zrządzać?

Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) jest uzależniony od liczby zatrudnionych pracowników. Niektóre firmy mogą jednak podjąć decyzję o rezygnacji z funduszu, o ile nie należą do sektora budżetowego, gdzie prowadzenie ZFŚS jest obowiązkowe.

Którzy pracodawcy muszą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

Obowiązek utworzenia zfśs mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku. Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 dzień danego roku co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Ponadto ustawa z 4 marca 1994 r. o  zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 288; dalej ustawa o zfśs) stanowi, że zfśs muszą obligatoryjnie prowadzić pracodawcy z  sektora budżetowego, niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Na co można przeznaczyć środki zgromadzone w ramach ZFŚS?

Środki te można przeznaczyć na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Ustawa o zfśs przez działalność socjalną rozumie usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Czy mniejszy pracodawca też ma obowiązek utworzenia zfśs?

Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników nie są zobowiązani do tworzenia zfśs. Nie oznacza to jednak, że zwolnieni są z tego obowiązku automatycznie. By uniknąć tworzenia funduszu oraz wypłaty świadczenia urlopowego pracodawca, który na 1 stycznia danego roku zatrudnia mniej niż 50 pracowników (pełne etaty) oraz nie jest objęty zakładowym układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania, powinien podjąć decyzję w tym zakresie (np. w  formie uchwały lub obwieszczenia) i przekazać taką informację pracownikom do 31 stycznia w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie.

Który pracodawca może wypłacać świadczenia urlopowe zamiast prowadzić zfśs?

Pracodawcy z sektora prywatnego zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą zdecydować się na wypłatę świadczeń urlopowych jako alternatywę dla tworzenia zfśs. Świadczenia wypłacane są wówczas zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie pracy, a decyzja o tej formie wsparcia pracowników powinna być jasno określona w regulaminie wynagradzania lub innych aktach wewnętrznych.

Jak liczyć liczbę pracowników, która determinuje obowiązek utworzenia zfśs?

Liczbę pracowników ustala się w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku. Uwzględnia się wszystkich pracowników zatrudnionych na umowach o pracę – zarówno na czas określony, jak i nieokreślony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy. Osoby zatrudnione na część etatu przelicza się proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.

Przykład:

10 pracowników na pełny etat to 10 etatów,

8 pracowników na pół etatu to 4 etaty,

Razem: 14 etatów.

Jakie funkcjonują rodzaje odpisów na fundusz?

Na środki zfśs składa się coroczny odpis podstawowy, który oblicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość corocznego odpisu dokonywanego przez pracodawcę jest zatem zależna od średniorocznej liczby pracowników i wysokości odpisu ustalonego dla poszczególnych kategorii pracowników. Stan środków funduszu powiększają również zwiększenia.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego – jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było kwotą wyższą.

Ustawa o zfśs przewiduje trzy wysokości odpisu podstawowego w zależności od kategorii pracownika. Poza wskazanym „standardowym” odpisem podstawowym, odpisy w odmiennej wysokości przewidziane zostały dla pracownika:

• młodocianego: w pierwszym roku nauki 5 proc., w drugim roku nauki 6 proc., a w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
• wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze: 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Odpisy na 2025 r. poznamy 19 lutego 2025 r., kiedy to Prezes GUS ogłosi wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r.

W szczególnych przypadkach wysokość odpisu podstawowego może zostać zwiększona przez pracodawcę. Pracodawca zachowuje tu pełną swobodę. Zwiększenie nie wymaga zmiany regulaminu czy zgody związków zawodowych lub pracownika wybranego przez załogę do reprezentowania jej interesów. Swoboda pracodawcy dotyczy tylko decyzji o zwiększeniu, natomiast kwota zwiększenia jest określona ściśle przez ustawę.

Pracodawca może zwiększyć wysokość odpisu o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Ponadto pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć zfśs o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Z kolei pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy i przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć zfśs na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o ile przeznaczą całość tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

W jakim terminie pracodawca musi przekazać dokonane odpisy i zwiększenia na rachunek bankowy zfśs?

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z przepisami ustawy o zfśs na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (w tym odpisu podstawowego na pracowników młodocianych i pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze).

Czy są sytuacje, w których pracodawca może całkowicie zrezygnować z zfśs?

Pracodawcy z sektora budżetowego są zobowiązani prowadzić fundusz bez względu na liczbę pracowników.

Natomiast pracodawcom spoza sfery budżetowej ustawa daje swobodę decyzji co do tworzenia lub nietworzenia zfśs. Wprowadza jednak przesłanki formalne nietworzenia funduszu, a mianowicie zgodę odpowiednio związków zawodowych lub pracownika wybranego przez załogę do reprezentowania jej interesów. Rezygnacja przez pracodawcę z tworzenia zfśs może mieć charakter stały lub tymczasowy. Pracodawca może zrezygnować z tworzenia funduszu tylko czasowo, np. w okresie trudnej sytuacji finansowej i wówczas powinien wskazać konkretną datę, do nadejścia której fundusz nie będzie tworzony. Dopuszczalne jest również wprowadzenie postanowienia, zgodnie z którym fundusz zostanie utworzony dopiero po osiągnięciu określonego wyniku, np. zysku we wskazanej wysokości.

Pracodawca zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 (ale nie więcej niż 50) pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u którego obowiązuje układ zbiorowy pracy, może w tym układzie postanowić, że fundusz nie będzie tworzony.

Z kolei pracodawcy zobowiązani do tworzenia funduszu (tj. zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, mogą zawrzeć postanowienia o nietworzeniu zfśs w regulaminie wynagradzania. Postanowienia regulaminu wynagradzania powinny zostać uzgodnione z zakładową organizacją związkową, gdy taka działa u pracodawcy. W braku organizacji zakładowej powinny być uzgodnione z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawca nowo założonej firmy może od samego początku działalności zrezygnować z tworzenia zfśs, wprowadzając odpowiednie zapisy w regulaminie wynagradzania.

Istotne jest również to, że nawet gdy pracodawca utworzył zfśs, może zrezygnować z  jego tworzenia bądź zmienić wysokość odpisów. Zanim jednak wdroży stosowne postanowienia w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania, musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników, gdy w firmie nie działa żaden związek zawodowy.

Rezygnacja z zfśs wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od ogłoszenia nowego regulaminu wynagradzania lub w dniu zarejestrowania nowego układu zbiorowego pracy. Ponadto pracodawca, który utworzył zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej, potrzebuje jej zgody, aby zrezygnować z funduszu.

Z kolei pracodawca, który utworzył fundusz dobrowolnie, może z niego zrezygnować na mocy samodzielnej decyzji. Musi jednak poinformować pracowników o rezygnacji z zfśs.