Niewypłacalność klientów, która może bezpośrednio wpłynąć na utratę płynności finansowej, stanowi zagrożenie dla każdej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy próbują podjąć różne działania aby temu zapobiec. Samodzielne dochodzenie roszczeń może wydawać się szybsze, łatwiejsze i tańsze ale czy faktycznie tak jest? Na podstawie wieloletniej współpracy z firmami różnych sektorów przeprowadziłam analizę ryzyka samodzielnego dochodzenia roszczeń.
Samodzielna windykacja – pułapki
Szczególne znaczenie dla całego procesu windykacji ma staranne i dokładne prowadzenie dokumentacji oraz zbieranie dowodów. Najczęstszym błędem podczas samodzielnego odzyskiwania długów jest nieprowadzenie dokumentacji lub brak dokładności towarzyszący wykonywaniu tej czynności. Zebrana dokumentacja odgrywa kluczową rolę na etapie sądowym, podczas którego to na wierzycielu spoczywa obowiązek wykazania zasadności powództwa.
Niedostateczna wiedza z zakresu przepisów prawa i ewentualne błędy proceduralne mogą nieść poważne konsekwencje w postaci utraty istotnych dowodów lub niewykorzystania wszystkich dostępnych środków i metod. Może to również wpłynąć na wydłużenie i utrudnienie postępowania sądowego, włączenie z oddaleniem przez Sąd powództwa, co zamyka drogę do odzyskania swoich wierzytelności.
Zbyt emocjonalne nastawienie do dłużnika, z którym przedsiębiorca może być zażyłej relacji biznesowej negatywnie wpływa na efektywną komunikację. Sytuacja, w której dochodzi do konieczności odzyskania długów od klienta, z którym współpracujemy, jest niekomfortowa dla każdej ze stron. Utrudniać odzyskiwanie długów może również zbyt pobłażliwe lub agresywne podejście do dłużnika, brak dystansu i obiektywizmu. Wymienione czynniki utrudniają efektywną komunikację, nierzadko prowadząc wręcz do eskalacji konfliktu. Skuteczne prowadzenie negocjacji wymaga nie tylko znajomości przepisów prawa, ale również konkretnych umiejętności interpersonalnych, których przedsiębiorca lub wyznaczony pracownik np. działu księgowości mogą nie posiadać. To właśnie pracownicy księgowości najczęściej otrzymują zadanie wyegzekwowania zaległej płatności od kontrahenta mimo, że windykacja to proces odbiegający w swej charakterystyce od księgowości. Kontakt z dłużnikiem to wyzwanie na poziomie emocjonalnym, do którego należy posiadać odpowiednie przygotowanie oraz doświadczenie.
Zbyt późne podjęcie działań negatywnie wpływa na skuteczność windykacji. Przedsiębiorca za długo zwleka z podjęciem działań w oczekiwaniu na spłatę, podczas gdy opóźnienie momentu rozpoczęcia procesu windykacyjnego zmniejsza szanse skutecznego odzyskania długu. W skrajnej sytuacji może całkowicie odebrać możliwość wyegzekwowania należnych środków. Owe opóźnie często wynika z obawy o zachwianie relacji biznesowych. Znaczenie czasu w kontekście skuteczności windykacji, a także pozytywny wpływ szybkiego podjęcia działań windykacyjnych na relacje biznesowe szerzej opisałam w artykule [Windykacja w praktyce: im szybciej tym skuteczniej].
Realnym zagrożeniem samodzielnie i nieprofesjonalnie przeprowadzonej windykacji jest negatywny wpływ na relacje biznesowe z kontrahentem. Niesie to za sobą ryzyko nieodzyskania należności oraz nadszarpnięcia reputacji. Wysoka jakość usług i profesjonalny wizerunek przedsiębiorcy objawia się nie tylko w zakresie przeprowadzanych transakcji ale również w sposobie odzyskiwania przysługujących mu wierzytelności.
Kiedy warto skorzystać z outsourcingu procesu windykacji
Ze względu na to, że specjaliści do spraw windykacji posiadają wszelką potrzebną wiedzę i dysponują narzędziami koniecznymi do wyegzekwowania długu, warto rozważyć skorzystanie z ich usług w celu odzyskania należności. Współpraca z profesjonalistą w tym zakresie zapewni sprawne, skuteczne, legalne przeprowadzenie procesu – z poszanowaniem obu stron konfliktu (również w przypadku tzw. windykacji masowej). Warto wspomnieć w tym miejscu o walorze ekonomicznym, gdyż to właśnie profesjonalny pełnomocnik potrafi przeprowadzić przedsiębiorcę przez cały proces windykacji nie tylko sprawniej, ale i zdecydowanie taniej.
Podsumowanie
Decyzja o samodzielnym dochodzeniu roszczeń powinna być podjęta po starannej analizie, uwzględniającej zarówno korzyści, jak i ryzyko płynące z nieprofesjonalnie przeprowadzonej windykacji. W przypadku wątpliwości dotyczących swoich zasobów, umiejętności i znajomości przepisów, lub jeśli sprawa wydaje się skomplikowana, warto rozważyć zwrócenie się do profesjonalnego pełnomocnika. Inwestycja związana z outsourcingiem windykacji jest opłacalna w dłuższej perspektywie i pozytywnie wpływa nie tylko na zachowanie płynności finansowej, ale również na profesjonalizację przedsiębiorstwa.
Autorka jest praktykiem z 10+ lat doświadczenia. Jej spostrzeżenia są oparte o pracę dla klientów z różnych sektorów, obsługiwała zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa, jak i duże firmy i grupy kapitałowe.
W sprawach związanych z zarządzaniem wierzytelnościami zapraszamy do kontaktu z Wojciechem Romanowskim: w.romanowski@dsk-kancelaria.pl
