Zmiany w strukturze firmy, takie jak reorganizacje, przekształcenia, połączenia czy wymiana partnerów projektowych to codzienność w biznesie. Kompleksowe przeprowadzenie takiej procedury powinno wiązać się z równie kompleksowym due diligence, na podstawie którego firma przeanalizuje ryzyka związane z procesem.
Kluczowe w procesach due diligence są zawsze umowy kredytowe lub decyzje administracyjne, ale także umowy o dotacje lub gwarancje. Na przykładzie dotacji dla beneficjentów realizujących przedsięwzięcia w ramach Krajowego Planu Odbudowy (KPO) opiszemy typowe obowiązki oraz ryzyka, jakie znajdują się w umowach o wsparcie w ramach KPO. W ramach analizy posłużyliśmy się m.in. wzorami umów przekazanych dla dofinansowań związanych z IT, hotelarstwem oraz gastronomią.
Kiedy zmiana jest tylko formalnością
Nie wszystkie modyfikacje wymagają skomplikowanej procedury. Zmiana adresu, nazwy czy danych kontaktowych beneficjenta wymaga zazwyczaj tylko zgłoszenia w systemie dedykowanym dla dofinansowania lub przesłania informacji do dedykowanych podmiotów odpowiedzialnych za administrację wsparcia.
Zatem przy prostych zmianach w zakresie spółki – np. dotyczących jej danych korespondencyjnych, terminowe przekazanie informacji powinno uregulować wszystkie zobowiązania. Przykładowo, jeśli zmianie ulegnie adres spółki w ramach tej samej miejscowości, spółka powinna poinformować odpowiedni podmiot w terminie 14 dni od powzięcia uchwały zarządu w tym przedmiocie.
Zmiany, które wymagają zgody
Każda reorganizacja dotykająca kluczowych elementów projektu wymagać będzie co do zasady formalnego wniosku o wyrażenie zgody. Dotyczy to w szczególności:
- zmiany formy prawnej, połączenia, przekształcenia lub istotnych zmiany w zakresie struktury właścicielskiej podmiotu,
- przeniesienia praw lub obowiązków wynikających z umowy o dotację (cesji wierzytelności lub zobowiązań) na inny podmiot – bez uzyskania zgody jest to niedopuszczalne,
- zmiany w zakresie przedsięwzięcia – jeśli wpływają na kluczowe punkty opisane w umowie.
Kluczowe są również okresy wniosków o wyrażenie zgody – w umowach wskazano np. minimalny termin 21 dni przed wystąpieniem zmian. Konieczne byłoby zatem przesłanie informacji odpowiednio wcześniej przed planowaną datą przekształcenia lub datą sprzedaży udziałów w spółce z o.o.
Niektóre umowy zawierają terminy 30 dni, które podmiot administrujący ma na weryfikację wniosku. Organ może wezwać spółkę o złożenie wyjaśnień, co ponownie może skutkować znacznym wydłużeniem całości procesu. Warto weryfikować terminy, ponieważ ich naruszenie może skutkować wypowiedzeniem umowy i koniecznością zwrotu dotacji.
Oprócz zmian reorganizacyjnych, wniosek o wyrażenie zgody powinien wystąpić w przypadku:
- zmian terminów realizacji zadań powyżej ustalonego okresu, jeśli nie wpływają na termin złożenia wniosku o płatność końcową lub zakres merytoryczny oraz przesunięcia środków między komponentami powyżej ustalonego pułapu procentowego,
- zmiany podwykonawców i partnerów, podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków, wartości wydatków kwalifikowanych, a także istotne modyfikacje kwoty wsparcia, okresu realizacji, terminu realizacji zadań, zwiększenia określonych kosztów (np. wynagrodzeń).
Pamiętać również należy, że oprócz konieczności dochowania terminów umownych, część zmian wiąże się z aneksowaniem umowy – w takim przypadku warto wziąć również pod rozwagę dodatkowe dni na podpisanie umowy. Pomimo że taki aneks jest czynnością stricte faktyczną – tak bez spotkania z urzędnikiem oraz podpisania aneksu, cała reorganizacja może się przesunąć lub nawet zostać całkowicie wstrzymana.
Finalnie warto wziąć pod uwagę, że w wielu umowach konieczne jest zachowanie określonych parametrów lub wskaźników finansowych. Zatem nawet jeśli w wyniku transakcji dojdzie do zmiany w strukturze spółki – i na taką zmianę wcześniej beneficjent otrzymał zgodę – tak po stronie kupującego równie konieczne jest przeprowadzenie analizy due diligence. Kupujący musi zweryfikować czy spółka nie powinna zostać odpowiednio dokapitalizowana lub prowadzona operacyjne w określony sposób – tak, aby wypełnić wszelkie zobowiązania biznesowe i finansowe z umowy o wsparcie.
Dlaczego to ważne dla biznesu
Reorganizacja może być strategiczną decyzją biznesową, ale w projektach KPO to również potencjalne ryzyko kontraktowe. Brak wcześniejszej analizy umowy może skutkować koniecznością zwrotu części środków lub nawet utratą całości dofinansowania.
Dlatego przed podjęciem decyzji o zmianach warto przeprowadzić swoiste „due diligence” zapisów porozumienia i zaplanować proces zgodnie z procedurami.
Warto zwrócić uwagę, że chociaż procedury są formalne, ich jasne opisanie eliminuje wcześniejszą niepewność. Korzystnym dla beneficjenta jest fakt, że większość analizowanych umów zawiera szczegółowy katalog okoliczności, które mogą nastąpić, a także procedurę, którą należy zastosować. Beneficjent działający z wyprzedzeniem i zgodnie z procedurą może przeprowadzić reorganizację bez uszczerbku dla finansowania i ciągłości projektu.
Jeśli masz pytania dotyczące reorganizacji firmy, transakcji M&A lub zachowania finansowania z KPO – skontaktuj się z naszymi ekspertami.
