Warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych jest konieczność wykazania jego bezpośredniego lub pośredniego związku z osiągnięciem przychodu (zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła) oraz odpowiednie udokumentowanie tego wydatku. Istotne jest przy tym, aby na fakturze było wskazane dokładnie jakie świadczenia nabywamy. Niedociągnięcia w tym zakresie i zbyt ogólne zapisy na fakturze mogą spowodować brak możliwości zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
STANOWISKO ORGANÓW PODATKOWYCH
Organy podatkowe w restrykcyjny sposób podchodzą do kwestii odpowiedniego opisywania wydatków. Przykładem potwierdzającym surowe stanowisko fiskusa w przedmiotowym zakresie jest indywidualna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21.07.2017 r.1, w której Wnioskodawca, będący spółką z o.o. wskazał, iż planuje podpisać umowę marketingową z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność, którego zadaniem miałoby być pozyskiwanie klientów za granicą. Klient Wnioskodawcy za wykonaną pracę otrzymywałby wynagrodzenie miesięczne oraz zwrot poniesionych kosztów, które przedstawi w refakturze opisując je jako „koszty dodatkowe zgodnie z umową” oraz okazując skany wydatków.
W przedstawianej interpretacji Wnioskodawca zwrócił się z pytaniem czy powyższy zapis wystarczy do odliczenia takiej pozycji na fakturze jak zwrot kosztów w całości oraz czy powinien interesować się czy ww. koszty są również kosztami uzyskania przychodów u podwykonawcy i jeżeli podwykonawca nie może ich uznać za koszty uzyskania przychodów to spółka również nie powinna ich uznawać za koszty uzyskania przychodów. Zdaniem Spółki nie ma znaczenia czy kontrahent rozlicza wydatki w swojej firmie czy też nie.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził jednak, że nie można zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej wydatków niewłaściwie udokumentowanych, a do takich zaliczył wystawienie przez podwykonawcę spółki refaktury z pozycją „koszty dodatkowe zgodnie z umową z dnia …”. Dodatkowo zaznaczył, że dokumenty źródłowe w przedstawionym zdarzeniu będą wystawione na kontrahenta co potwierdza, iż Wnioskodawca nie jest nabywcą towaru lub usługi oraz powinny zostać wymienione i poddane analizie pod względem podatkowym.
Podobne zdanie wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2010 r.2 twierdząc, że: „Ustawa o podatku dochodowym nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Jak wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu”.
WNIOSKI
Jak wskazuje treść przytoczonych interpretacji, podczas fakturowania wydatek poniesiony przez podatnika może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów w momencie kiedy w ostatecznym rozrachunku to podatnik pokrył jego wartość z własnych zasobów majątkowych i zostało to odpowiednio udokumentowane, a koszt został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów.
Należy również pamiętać, że poniesione koszty nie mogą znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
***
10111-KDIB2-1.4010.77.2017.1.EN.
2IPPB3/423-304/10-2/EB
