Nowe przepisy wprowadzają od 1 stycznia 2025 r. tzw. „kasowy PIT” – alternatywną, dobrowolną metodę rozliczania przychodów i kosztów w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Rozwiązanie to ma wspierać mniejszych przedsiębiorców, którzy często borykają się z opóźnionymi płatnościami. Dzięki niemu będą oni płacić podatek dochodowy dopiero po otrzymaniu należności od kontrahentów, a koszty podatkowe zaliczą dopiero w momencie faktycznego uregulowania zobowiązań.

Zasady tej metody zawarto w ustawie z 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o PIT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1593). W głównym akcie prawnym – ustawie o PIT – pojawiły się m.in. nowe przepisy (art. 14c ust. 1–11), wyjaśniające, kto i na jakich zasadach może wybrać tę formę rozliczania.

Dla kogo metoda kasowa w PIT?

  1. Forma działalności
    Kasowy PIT mogą wybrać wyłącznie osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Ustawodawca używa tu określenia „osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie” (art. 14c. ustawy o PIT ), co wyklucza m.in. wspólników spółek cywilnych, jawnych czy partnerskich.
    Istotne jest jednak, że możliwość zatrudniania pracowników (np. na umowę o pracę, zlecenie) nie ma wpływu na prawo do stosowania tej metody rozliczeń – ważne jest wyłącznie to, by przedsiębiorca działał w formie JDG.
  2. Forma opodatkowania
    Metoda kasowa jest dostępna niezależnie od wybranego sposobu rozliczania dochodów: skorzystają z niej zarówno podatnicy opodatkowani skalą podatkową, podatkiem liniowym, w tym z ulgą IP Box, jak i osoby rozliczające się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
  3. Limit przychodów
    Gdy przedsiębiorca działał w poprzednim roku, musi spełnić warunek nieprzekroczenia 1 mln zł przychodów netto (bez VAT). Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy działalność jest dopiero rozpoczynana w trakcie roku – wtedy można wybrać kasowy PIT już od startu, bez limitu. Jeśli w trakcie roku podatkowego przychody przekroczą ten pułap, nie blokuje to stosowania kasowej metody do końca danego roku.
  4. Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości
    Osoby fizyczne, które dobrowolnie zdecydowały się na księgi rachunkowe, nie mogą przejść na kasowy PIT.
  5. Przedsiębiorstwo w spadku
    Jeżeli przedsiębiorca w roku podatkowym, w którym stosował metodę kasową rozliczania przychodów, zmarł, przedsiębiorstwo w spadku stosuje tę metodę do końca tego roku podatkowego.

Jak zgłosić kasowy PIT?

Przedsiębiorca składa oświadczenie o wyborze metody kasowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:

  • do 20 lutego roku podatkowego (jeśli w poprzednim roku już prowadził działalność),
  • do 20. dnia miesiąca następującego po rozpoczęciu działalności, jeśli zaczyna pracę w trakcie roku (a jeśli start przypada w grudniu – do końca roku).

Należy pamiętać, że ustawodawca nie zdefiniował jednoznacznie, co dokładnie uznawać za „datę rozpoczęcia działalności” (data w CEIDG czy np. dzień otrzymania pierwszego przychodu?). Bezpieczniej przyjąć, że liczy się jakiekolwiek pierwsze zdarzenie świadczące o prowadzeniu działalności.

Jeśli oświadczenie nie zostanie złożone na czas, wybór kasowego PIT jest nieskuteczny i trzeba rozliczać się wg zasad ogólnych do końca roku. Raz wybrana metoda kasowa obowiązuje cały rok podatkowy. Można jednak z niej zrezygnować w kolejnym roku, przekazując odpowiednią informację naczelnikowi US do 20 lutego.

Na czym polega kasowe ustalanie przychodów?

W klasycznym rozliczeniu PIT przychód powstaje najczęściej z momentem wykonania usługi lub wydania towaru (lub wystawienia faktury). Natomiast przy kasowym PIT:

  • Dzień uzyskania przychodu to dzień faktycznego otrzymania należności (lub części należności, zaliczki czy przedpłaty).
  • Jeśli zapłata nie nastąpi w ciągu 2 lat od wystawienia faktury albo przed likwidacją działalności gospodarczej, trzeba jednak rozpoznać przychód w PIT najpóźniej w dniu upływu tego terminu, nawet gdy należność nie została opłacona.

Tylko dla transakcji B2B (z wyjątkiem podmiotów powiązanych lub z rajów podatkowych)

Kasowy PIT dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców (B2B). Transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności (B2C) rozlicza się nadal na zasadach ogólnych. Ponadto, metoda ta nie obejmuje:

  • sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych (udział minimum 5%),
  • sprzedaży na rzecz firm z siedzibą w rajach podatkowych (lub zagranicznych zakładów położonych na tych terytoriach).

Terminowe fakturowanie

Aby dana sprzedaż mogła być objęta kasowym rozliczeniem, faktura musi być wystawiona w terminie przewidzianym w przepisach (najczęściej do 15. dnia kolejnego miesiąca). Opóźnienie skutkuje utratą prawa do tej metody dla danej transakcji.

Koszty w metodzie kasowej

Główna zasada brzmi: koszty B2B zaliczysz w PIT w momencie faktycznego ich uregulowania, jednak nie wcześniej niż w dacie poniesienia (np. wystawienia faktury). Ma to zastosowanie także do części zapłaty (zaliczek, przedpłat).

Co istotne, kasowe traktowanie kosztów dotyczy transakcji z innymi przedsiębiorcami, nawet jeśli są powiązani lub mają siedzibę w raju podatkowym – w takim przypadku i tak zaliczymy wydatek dopiero po zapłacie. Natomiast transakcje z podmiotami niebędącymi przedsiębiorcami (B2C) rozlicza się nadal według standardowych reguł.

Środki trwałe i WNiP jak dotychczas

Sprzedaż środków trwałych (lub wartości niematerialnych i prawnych) podlega dotychczasowym zasadom – przychód powstaje w momencie transakcji, a nie zapłaty. Również odpisy amortyzacyjne od tych składników zalicza się w koszty bez względu na to, czy przedsiębiorca faktycznie zapłacił za ich zakup.

Zmiana metody w trakcie kolejnych lat

Co dzieje się z fakturami i zaliczkami wystawionymi tuż przed wprowadzeniem kasowego PIT lub po rezygnacji z niego?

  • Faktury wystawione w roku, gdy stosowano kasowy PIT – jeśli zapłata wpływa w roku, w którym podatnik już nie jest na tej metodzie, obowiązuje data zapłaty, ale ważny jest moment wystawienia dokumentu (rok „kasowy”).
  • Faktury wystawione w roku „zwykłym”, a zapłacone w roku „kasowym” – rozlicza się je według zasad obowiązujących w roku wystawienia faktury (klasycznie).

Analogicznie wygląda to w przypadku kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowa ewidencja faktur sprzedażowych

Każdy korzystający z kasowego PIT prowadzi odrębną ewidencję wystawionych faktur B2B, zawierającą m.in.:

  • datę i numer faktury,
  • kwotę należną,
  • datę faktycznej zapłaty (całości lub części).

Taka ewidencja działa obok podatkowej księgi przychodów i rozchodów (lub ewidencji przychodów w przypadku ryczałtu). Faktur zakupowych nie trzeba ujmować w tej dodatkowej ewidencji.

Brak „ulgi na złe długi” w kasowym PIT (z pewnym wyjątkiem)

Gdy przedsiębiorca stosuje kasowy PIT, nie korzysta z typowej ulgi na złe długi w sytuacji, gdy kontrahent nie zapłaci (i odwrotnie – nie musi dokonywać korekty przy niedopłacie swoich należności). Wyjątkiem są przychody przymusowo rozpoznane po 2 latach od wystawienia faktury albo w momencie likwidacji JDG – wówczas można skorygować podstawę opodatkowania (zmniejszyć ją) na zasadach dedykowanych dla tej sytuacji.

Jak wdrożyć kasowy PIT w praktyce?

Przepisy weszły w życie 1 stycznia 2025 r., co oznacza, że:

  • przychody z faktur wystawionych po 31 grudnia 2024 r. można rozliczać kasowo, jeśli zostały wystawione w terminie i nie zaksięgowano ich wcześniej,
  • koszty poniesione po 31 grudnia 2024 r. rozlicza się już zgodnie z nowymi regułami, o ile nie ujęto ich w kosztach wcześniej.

Dla przedsiębiorców przechodzących na kasowy PIT od 2025 r. oznacza to konieczność stosowania dotychczasowych zasad do transakcji z końca 2024 r. (np. faktury wystawione w grudniu 2024 r., choć zapłacone w styczniu 2025 r., należy jeszcze zaliczyć do kosztów grudnia 2024 r.).

Czy kasowy PIT się opłaca?

Kasowy PIT może zainteresować zwłaszcza tych, którzy długotrwale czekają na płatności i chcą uniknąć płacenia podatku od niezapłaconych faktur. Ta elastyczność łączy się jednak z bardziej złożonym księgowaniem – konieczne jest bieżące monitorowanie, kiedy faktycznie wpływa należność lub kiedy przedsiębiorca sam płaci rachunki.  Co zwiększa zakres obowiązków zarówno po stronie klienta, jak i księgowego. 

Mimo wszystko w niektórych branżach (np. usługowych, gdzie występują ryzyka opóźnień w zapłacie) kasowy PIT może okazać się korzystny i pomóc w utrzymaniu płynności finansowej. Decyzja o wyborze tej metody powinna jednak uwzględniać profil działalności, strukturę klientów (B2B vs B2C) oraz przepływy finansowe przedsiębiorstwa.