Nowe przepisy wprowadzają od 1 stycznia 2025 r. tzw. „kasowy PIT” – alternatywną, dobrowolną metodę rozliczania przychodów i kosztów w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Rozwiązanie to ma wspierać mniejszych przedsiębiorców, którzy często borykają się z opóźnionymi płatnościami. Dzięki niemu będą oni płacić podatek dochodowy dopiero po otrzymaniu należności od kontrahentów, a koszty podatkowe zaliczą dopiero w momencie faktycznego uregulowania zobowiązań.
Zasady tej metody zawarto w ustawie z 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o PIT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1593). W głównym akcie prawnym – ustawie o PIT – pojawiły się m.in. nowe przepisy (art. 14c ust. 1–11), wyjaśniające, kto i na jakich zasadach może wybrać tę formę rozliczania.
Dla kogo metoda kasowa w PIT?
- Forma działalności
Kasowy PIT mogą wybrać wyłącznie osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Ustawodawca używa tu określenia „osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie” (art. 14c. ustawy o PIT ), co wyklucza m.in. wspólników spółek cywilnych, jawnych czy partnerskich.
Istotne jest jednak, że możliwość zatrudniania pracowników (np. na umowę o pracę, zlecenie) nie ma wpływu na prawo do stosowania tej metody rozliczeń – ważne jest wyłącznie to, by przedsiębiorca działał w formie JDG. - Forma opodatkowania
Metoda kasowa jest dostępna niezależnie od wybranego sposobu rozliczania dochodów: skorzystają z niej zarówno podatnicy opodatkowani skalą podatkową, podatkiem liniowym, w tym z ulgą IP Box, jak i osoby rozliczające się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. - Limit przychodów
Gdy przedsiębiorca działał w poprzednim roku, musi spełnić warunek nieprzekroczenia 1 mln zł przychodów netto (bez VAT). Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy działalność jest dopiero rozpoczynana w trakcie roku – wtedy można wybrać kasowy PIT już od startu, bez limitu. Jeśli w trakcie roku podatkowego przychody przekroczą ten pułap, nie blokuje to stosowania kasowej metody do końca danego roku. - Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości
Osoby fizyczne, które dobrowolnie zdecydowały się na księgi rachunkowe, nie mogą przejść na kasowy PIT. - Przedsiębiorstwo w spadku
Jeżeli przedsiębiorca w roku podatkowym, w którym stosował metodę kasową rozliczania przychodów, zmarł, przedsiębiorstwo w spadku stosuje tę metodę do końca tego roku podatkowego.
Jak zgłosić kasowy PIT?
Przedsiębiorca składa oświadczenie o wyborze metody kasowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:
- do 20 lutego roku podatkowego (jeśli w poprzednim roku już prowadził działalność),
- do 20. dnia miesiąca następującego po rozpoczęciu działalności, jeśli zaczyna pracę w trakcie roku (a jeśli start przypada w grudniu – do końca roku).
Należy pamiętać, że ustawodawca nie zdefiniował jednoznacznie, co dokładnie uznawać za „datę rozpoczęcia działalności” (data w CEIDG czy np. dzień otrzymania pierwszego przychodu?). Bezpieczniej przyjąć, że liczy się jakiekolwiek pierwsze zdarzenie świadczące o prowadzeniu działalności.
Jeśli oświadczenie nie zostanie złożone na czas, wybór kasowego PIT jest nieskuteczny i trzeba rozliczać się wg zasad ogólnych do końca roku. Raz wybrana metoda kasowa obowiązuje cały rok podatkowy. Można jednak z niej zrezygnować w kolejnym roku, przekazując odpowiednią informację naczelnikowi US do 20 lutego.
Na czym polega kasowe ustalanie przychodów?
W klasycznym rozliczeniu PIT przychód powstaje najczęściej z momentem wykonania usługi lub wydania towaru (lub wystawienia faktury). Natomiast przy kasowym PIT:
- Dzień uzyskania przychodu to dzień faktycznego otrzymania należności (lub części należności, zaliczki czy przedpłaty).
- Jeśli zapłata nie nastąpi w ciągu 2 lat od wystawienia faktury albo przed likwidacją działalności gospodarczej, trzeba jednak rozpoznać przychód w PIT najpóźniej w dniu upływu tego terminu, nawet gdy należność nie została opłacona.
Tylko dla transakcji B2B (z wyjątkiem podmiotów powiązanych lub z rajów podatkowych)
Kasowy PIT dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców (B2B). Transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności (B2C) rozlicza się nadal na zasadach ogólnych. Ponadto, metoda ta nie obejmuje:
- sprzedaży na rzecz podmiotów powiązanych (udział minimum 5%),
- sprzedaży na rzecz firm z siedzibą w rajach podatkowych (lub zagranicznych zakładów położonych na tych terytoriach).
Terminowe fakturowanie
Aby dana sprzedaż mogła być objęta kasowym rozliczeniem, faktura musi być wystawiona w terminie przewidzianym w przepisach (najczęściej do 15. dnia kolejnego miesiąca). Opóźnienie skutkuje utratą prawa do tej metody dla danej transakcji.
Koszty w metodzie kasowej
Główna zasada brzmi: koszty B2B zaliczysz w PIT w momencie faktycznego ich uregulowania, jednak nie wcześniej niż w dacie poniesienia (np. wystawienia faktury). Ma to zastosowanie także do części zapłaty (zaliczek, przedpłat).
Co istotne, kasowe traktowanie kosztów dotyczy transakcji z innymi przedsiębiorcami, nawet jeśli są powiązani lub mają siedzibę w raju podatkowym – w takim przypadku i tak zaliczymy wydatek dopiero po zapłacie. Natomiast transakcje z podmiotami niebędącymi przedsiębiorcami (B2C) rozlicza się nadal według standardowych reguł.
Środki trwałe i WNiP jak dotychczas
Sprzedaż środków trwałych (lub wartości niematerialnych i prawnych) podlega dotychczasowym zasadom – przychód powstaje w momencie transakcji, a nie zapłaty. Również odpisy amortyzacyjne od tych składników zalicza się w koszty bez względu na to, czy przedsiębiorca faktycznie zapłacił za ich zakup.
Zmiana metody w trakcie kolejnych lat
Co dzieje się z fakturami i zaliczkami wystawionymi tuż przed wprowadzeniem kasowego PIT lub po rezygnacji z niego?
- Faktury wystawione w roku, gdy stosowano kasowy PIT – jeśli zapłata wpływa w roku, w którym podatnik już nie jest na tej metodzie, obowiązuje data zapłaty, ale ważny jest moment wystawienia dokumentu (rok „kasowy”).
- Faktury wystawione w roku „zwykłym”, a zapłacone w roku „kasowym” – rozlicza się je według zasad obowiązujących w roku wystawienia faktury (klasycznie).
Analogicznie wygląda to w przypadku kosztów uzyskania przychodów.
Dodatkowa ewidencja faktur sprzedażowych
Każdy korzystający z kasowego PIT prowadzi odrębną ewidencję wystawionych faktur B2B, zawierającą m.in.:
- datę i numer faktury,
- kwotę należną,
- datę faktycznej zapłaty (całości lub części).
Taka ewidencja działa obok podatkowej księgi przychodów i rozchodów (lub ewidencji przychodów w przypadku ryczałtu). Faktur zakupowych nie trzeba ujmować w tej dodatkowej ewidencji.
Brak „ulgi na złe długi” w kasowym PIT (z pewnym wyjątkiem)
Gdy przedsiębiorca stosuje kasowy PIT, nie korzysta z typowej ulgi na złe długi w sytuacji, gdy kontrahent nie zapłaci (i odwrotnie – nie musi dokonywać korekty przy niedopłacie swoich należności). Wyjątkiem są przychody przymusowo rozpoznane po 2 latach od wystawienia faktury albo w momencie likwidacji JDG – wówczas można skorygować podstawę opodatkowania (zmniejszyć ją) na zasadach dedykowanych dla tej sytuacji.
Jak wdrożyć kasowy PIT w praktyce?
Przepisy weszły w życie 1 stycznia 2025 r., co oznacza, że:
- przychody z faktur wystawionych po 31 grudnia 2024 r. można rozliczać kasowo, jeśli zostały wystawione w terminie i nie zaksięgowano ich wcześniej,
- koszty poniesione po 31 grudnia 2024 r. rozlicza się już zgodnie z nowymi regułami, o ile nie ujęto ich w kosztach wcześniej.
Dla przedsiębiorców przechodzących na kasowy PIT od 2025 r. oznacza to konieczność stosowania dotychczasowych zasad do transakcji z końca 2024 r. (np. faktury wystawione w grudniu 2024 r., choć zapłacone w styczniu 2025 r., należy jeszcze zaliczyć do kosztów grudnia 2024 r.).
Czy kasowy PIT się opłaca?
Kasowy PIT może zainteresować zwłaszcza tych, którzy długotrwale czekają na płatności i chcą uniknąć płacenia podatku od niezapłaconych faktur. Ta elastyczność łączy się jednak z bardziej złożonym księgowaniem – konieczne jest bieżące monitorowanie, kiedy faktycznie wpływa należność lub kiedy przedsiębiorca sam płaci rachunki. Co zwiększa zakres obowiązków zarówno po stronie klienta, jak i księgowego.
Mimo wszystko w niektórych branżach (np. usługowych, gdzie występują ryzyka opóźnień w zapłacie) kasowy PIT może okazać się korzystny i pomóc w utrzymaniu płynności finansowej. Decyzja o wyborze tej metody powinna jednak uwzględniać profil działalności, strukturę klientów (B2B vs B2C) oraz przepływy finansowe przedsiębiorstwa.