Wczoraj weszły w życie zmiany w specustawie ukraińskiej, czyli ustawie z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 167 ze zm.). To akt prawny, który stanowi podstawę pomocy udzielanej milionom obywateli Ukrainy w Polsce. Reguluje najważniejsze dla tych osób kwestie – nie tylko wjazdu do naszego kraju oraz usankcjonowania pobytu, lecz także warunków wykonywania pracy. Po nowelizacji ustawa specjalna nadal będzie odgrywała swoją kluczową rolę.

Do 30 września 2025 r.

Ukraińcy w dalszym ciągu będą mieli prawo do tzw. automatycznego pobytu w RP. Pracodawcy w Polsce nadal będą mogli w sposób nieskrępowany formalnościami zatrudniać pracowników z Ukrainy. Nie oznacza to jednak, że nowelizacja nie przewiduje żadnych istotnych zmian, wręcz przeciwnie.

Jedna z najważniejszych dotyczy właśnie tego automatycznego pobytu w RP. W nowelizacji ustalono nowy termin końcowy obowiązywania tego prawa. Będzie to 30 września 2025 r. Do tego dnia każdy obywatel Ukrainy uprawniony do korzystania z przywileju automatycznego pobytu będzie mógł przebywać na terenie Polski bez konieczności składania wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy, bez względu na to, czy posiada status UKR, czy nie. Jeśli jednak zechce dalej mieszkać w Polsce po 30 września 2025 r., będzie zobowiązany do przejścia procedury legalizacji pobytu i złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy.

Kluczową zmianą jest również umożliwienie pobytu osobom będącym członkami rodziny osoby pracującej na terenie Polski. Dotychczas przepisy nie przewidywały opcji wnioskowania o zezwolenie na pobyt przez niepracujących członków rodziny oraz w imieniu dzieci. Teraz również te osoby – członkowie rodziny posiadacza statusu UKR – będą mogły wnioskować o takie zezwolenie na pobyt. To będzie bardzo znaczące udogodnienie dla Ukraińców przebywających w Polsce.

Ponadto, co też jest istotne, do 30 września 2025 r. zostanie utrzymany uproszczony proces działania w sprawie jednorocznych decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy. Ograniczony będzie automatyzm odmowny i konieczność wznawiania procedury legalizacyjnej. Z uwagi na bardzo duże zatory w urzędach oraz liczbę spraw legalizacyjnych obecnie przebywających w Polsce obywateli Ukrainy oraz nowo przybyłych – do 30 września 2025 r. zostanie wydłużone zawieszenie obowiązku zachowania terminów dla urzędów na rozpatrzenie wniosków legalizacyjnych.

Ciekawym rozwiązaniem, choć na jego pełne wdrożenie w niektórych urzędach pewnie będziemy musieli jeszcze poczekać z uwagi na konieczność wdrożenia technologicznych rozwiązań, będzie wydawanie karty pobytu na podstawie w pełni elektronicznych wniosków. Dzięki temu każdy obywatel posiadający status UKR przez co najmniej rok będzie mógł całkowicie online wnioskować o kartę i korzystać z pobytu i możliwości pracy w RP bez zbędnych formalności.

Nowy, krótszy termin

Znaczna zmiana wynikająca z nowelizacji będzie dotyczyć również pracodawców zatrudniających Ukraińców. Podstawowy mechanizm zatrudnienia będzie taki sam jak dotychczas – nowelizacja nie zmienia metodyki działania. Zmianie ulegną jedynie kwestie dotyczące powiadomienia urzędu pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w swoim przedsiębiorstwie. Uwaga – termin na złożenie takiego zawiadomienia będzie skrócony z 14 do 7 dni od daty rozpoczęcia zatrudnienia. To dla pracodawców znaczne utrudnienie, ale wprowadzenie takiego rozwiązania ma umożliwić walkę z występującymi nadużyciami. Natomiast nie ma zmian, jeśli chodzi o kwestie zatrudniania na zasadach uregulowanych poza specustawą, tj. na podstawie zezwolenia na pracę i wizy pobytowej – obowiązku złożenia zawiadomienia nadal nie będzie.

Niezależnie od tego pracodawcy będą zobowiązani każdorazowo do dokonywania odrębnych zawiadomień do urzędu pracy w przypadku zmian w warunkach zatrudnienia obywatela Ukrainy, szczególnie:

  • zmiany rodzaju umowy/formy współpracy,
  • zmiany stanowiska i zakresu obowiązków,
  • zmiany wymiaru czasu pracy oraz wymiaru etatu,
  • zmiany wynagrodzenia poprzez jego obniżenie (wobec danych z bieżącego zawiadomienia).

W przypadku wystąpienia którejkolwiek z tych przesłanek pracodawca powinien złożyć kolejne zawiadomienie. Należy to zrobić w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany warunków.

Istotna nowość dotyczy także kontynuacji zatrudnienia u pracodawcy i obowiązku składania dalszych powiadomień. Od 1 lipca nie ma już obowiązku składania dalszych powiadomień po wydaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w przypadku osób, które są zatrudnione na podstawie wcześniejszych powiadomień i ich warunki pracy nie uległy zmianie.

Co grozi pracodawcom

Jeśli chodzi o sankcje bądź negatywne konsekwencje naruszenia przepisów – nowelizacja ich wyraźnie nie określa. Najbardziej realnym skutkiem uchybienia terminowi (po nowelizacji tylko siedem dni) będzie uznanie zatrudnienia za nielegalne, co dla pracodawcy będzie miało konsekwencje związane z takim stanem rzeczy. Nie jest to jednak w przepisach dokładnie sprecyzowane, więc na wnioski, co ta zmiana oznacza w praktyce, trzeba będzie poczekać. Na razie najbardziej pewna wydaje się sankcja uznania bezprawności zatrudnienia w sytuacji, gdy pracodawca miał pełne dane i nie dokonał powiadomienia lub dokonał go z uchybieniem terminu. Nie sposób nakładać sankcje na pracodawcę, który nie został w sposób prawidłowy poinformowany przez pracownika o statusie legalizacji jego pobytu w Polsce.

Jak widać, zmian jest niemało, jednak w większości nie powinny one nastręczać problemów organizacyjnych i kadrowych pracodawcom. Natomiast skrócenie terminu na złożenie powiadomienia będzie miało kluczowe znaczenie dla wyeliminowania nieprawidłowości. Rolą pracodawcy będzie prowadzenie odpowiednich ewidencji i czuwanie nad legalnością pobytu i pracy swoich podwładnych. Jak widać, Polska nadal konsekwentnie prowadzi politykę pomocową wobec Ukraińców i z pewnością należy oczekiwać dalszych pozytywnych zmian i usprawnień.

Artykuł został opublikowany przez Dziennik Gazeta Prawna 2 lipca 2024 roku