Obserwowany postęp technologiczny zapewnił dziś powszechny dostęp do narzędzi AI. Pracownicy coraz częściej sięgają po nie również w codziennej pracy, traktując je jako narzędzia, które mają zoptymalizować i usprawnić wykonywanie bieżących zadań – od tych najprostszych, czyli np. redagowania korespondencji, przez analizę dokumentów, treści, po bardziej złożone czynności: np. tworzenie grafik czy np. kodu źródłowego.
Właśnie dlatego zarządzanie bezpiecznym korzystaniem z narzędzi AI w pracy powinno stać się elementem wewnętrznego systemu compliance, a brak takich zasad może narażać pracodawcę na istotne ryzyka prawne i organizacyjne.
Potencjalne i najistotniejsze ryzyka związane z niekontrolowanym korzystaniem z AI przez pracowników można pogrupować w następujących trzech kategoriach:
- bezpieczeństwo i prawidłowość przetwarzania danych osobowych,
- zarządzanie informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa oraz
- kwestie prawnoautorskie.
Taki podział dobrze ukazuje, że w praktyce chodzi o bezpieczeństwo informacji, odpowiedzialność wobec klientów i kontrahentów oraz o możliwość legalnego korzystania z rezultatów pracy wspieranej przez AI.
Ochrona danych osobowych
Ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych powstaje np., gdy pracownik wpisuje do zewnętrznego narzędzia AI informacje pozwalające zidentyfikować konkretną osobę – klienta, pracownika, kandydata do pracy czy współpracownika. Mogą to być nie tylko imię i nazwisko, ale także adres, stanowisko, historia zatrudnienia, informacje finansowe, które na pierwszy rzut oka nie kojarzą się z danymi pozwalającymi na zidentyfikowanie konkretnej osoby.
Istotą problemu jest to, że po wprowadzeniu takich danych pracodawca często traci realną kontrolę nad dalszym obiegiem informacji. To z kolei pozostaje w sprzeczności z koniecznością zapewnienia zgodności działalności pracodawcy z przepisami RODO – pracodawca bowiem (najczęściej) pełni rolę administratora danych osobowych i odpowiada za sposób ich przetwarzania przez swoich pracowników.
Tajemnica przedsiębiorstwa
Pracownicy często nie zdają sobie sprawy, że w praktyce korzystania z narzędzi AI bardzo łatwo może dojść do ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (informacji poufnych). Wystarczy bowiem udostępnić konkretnemu narzędziu AI np.: projekt umowy, warunki handlowe, założenia kampanii, fragment dokumentacji technicznej, kod źródłowy albo opis procesu biznesowego. Ww. dokumenty mogą same w sobie zawierać informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, albo ich ujawnienie jest zakazane na podstawie umowy o zachowaniu poufności, którą pracodawca zawarł ze swoim kontrahentem lub klientem.
Nawet jeżeli pracownik nie działa w złej wierze, samo przekazanie takich informacji do narzędzia opartego na AI może oznaczać naruszenie obowiązku poufności i interesu pracodawcy.
Co istotne, również korzystanie z tzw. bezpiecznych trybów nie daje pełnej gwarancji, że wprowadzone dane nie będą wykorzystywane dla wewnętrznych celów dostawcy usługi.
Ryzyko naruszenia praw autorskich osób trzecich
Pracownicy często traktują wynik wygenerowany przez AI jako materiał gotowy do wykorzystania, podczas gdy z prawnego punktu widzenia takie podejście może być bardzo ryzykowne.
Istotne jest uprzednie upewnienie się, czy rezultat nie prowadzi do naruszenia autorskich praw majątkowych osób trzecich.
Nadto przejęcie treści wygenerowanej przez narzędzia AI nie będzie co do zasady wystarczające do uznania, że mamy do czynienia ze stworzeniem utworu wynikającego z twórczej działalności (wkładu) pracownika.
W praktyce oznacza to konieczność uważnego weryfikowania i odpowiedniego modyfikowania wygenerowanych treści, zamiast bezrefleksyjnego korzystania z nich na zasadzie „kopiuj-wklej”.
Konsekwencje dla pracownika
Obowiązujące przepisy już dziś pozwalają oceniać korzystanie przez pracownika z narzędzi opartych na AI przez pryzmat podstawowych obowiązków pracowniczych. Ewentualne konsekwencje dla pracownika należy rozpatrywać przez pryzmat art. 100 § 1 i 2 Kodeksu pracy.
Przepis ten nakłada na pracownika obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy, stosowania się do poleceń przełożonych (§ 1), dbania o dobro zakładu pracy, ochrony jego mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (§ 2).
Jeżeli więc pracodawca wprowadził zasady korzystania z AI, ograniczył używanie określonych narzędzi albo zakazał udostępniania (wgrywania) konkretnych kategorii danych, to ich naruszenie może być kwalifikowane jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
W zależności od skali i skutków naruszenia pracodawca może sięgnąć po różne instrumenty przewidziane w Kodeksie pracy.
W lżejszych przypadkach może to być odpowiedzialność porządkowa na podstawie art. 108 § 1 KP, a więc upomnienie albo nagana.
Jeżeli jednak niekontrolowane użycie AI doprowadzi do szkody po stronie pracodawcy, zastosowanie mogą mieć przepisy o odpowiedzialności materialnej pracownika, w szczególności art. 114 i nast. KP.
Co do zasady, przy winie nieumyślnej pracownik odpowiada za rzeczywistą stratę, a wysokość odszkodowania jest limitowana do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia. Przy winie umyślnej odpowiedzialność może objąć pełną wysokość szkody. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że wykazanie winy umyślnej bywa w praktyce trudne – samo świadome naruszenie procedury nie zawsze będzie wystarczające do przyjęcia, że pracownik działał z zamiarem wyrządzenia szkody.
W skrajnych przypadkach nie można wykluczyć również uznania określonych działań pracownika jako ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, o którym mowa w art. 52 § 1 pkt 1 KP. Dotyczyć to może przede wszystkim sytuacji, w których pracownik świadomie ignoruje zakazy, obchodzi przyjęte procedury, intencjonalnie udostępnia narzędziom AI dane poufne albo naraża pracodawcę na istotną szkodę.
Działania pracownika wymagają jednak każdorazowo oceny konkretnego stanu faktycznego, skali zagrożenia i stopnia zawinienia.
Podsumowanie
Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie zyskuje wdrożenie wewnętrznych zasad zarządzania wykorzystaniem narzędzi AI w miejscu pracy.
Przy czym działania te powinny obejmować co najmniej: stworzenie listy dozwolonych narzędzi AI i ich wersji, wprowadzenie zakazu udostępniania danych osobowych, danych wrażliwych biznesowo oraz informacji poufnych, określenie procedury weryfikacji wyników generowanych przez AI przez człowieka, a także reguł oznaczania i dokumentowania materiałów tworzonych przy wsparciu takich narzędzi.
Równie ważne, jak stworzenie procedur jest ich prawidłowa implementacja, tj. prawidłowe związanie nimi pracownika. W praktyce oznacza to konieczność formalnego zapoznania pracownika z treścią polityki lub regulaminu, wymogu potwierdzenia akceptacji tych zasad przez pracownika, przeprowadzania okresowych szkoleń i ciągłego przypominania reguł bezpiecznego korzystania z AI.
Kierowanie się ww. wytycznymi pozwoli pracodawcy budować rzeczywiście działający mechanizm compliance służący zarządzaniu narzędziami AI w organizacji.
Artykuł pt. Jakie ryzyka niesie korzystanie z AI przez pracownika bez kontroli pracodawcy? ukazał się w Dzienniku Gazecie Prawnej 29 lipca 2026 roku.
